Das deutsche Transparenzregister

1. Bestehende Pflichten

Mit der Novellierung des Geldwäschegesetzes wurde unter anderem das elektronische Transparenzregister eingeführt. Aus § 20 Abs. 1 Geldwäschegesetz (GWG) ergibt sich eine Meldepflicht für nahezu alle deutschen Unternehmen, d. h. alle eingetragenen Personen- und Kapitalgesellschaften sowie Vereine und Stiftungen. Die verpflichteten Vereinigungen haben dem Transparenzregister, das elektronisch über die Internetplattform des  Bundesanzeigers geführt wird, die persönlichen Daten ihrer wirtschaftlich Berechtigten sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses zu melden.

1.1 Wirtschaftlich Berechtigter

Grundsätzlich gilt diejenige natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle eine Vereinigung steht.

Bei Vereinigungen zählt dazu jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar

• mehr als 25 % der Kapitalanteile hält,
• mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert, oder
• auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

Durch den Auffangtatbestand des „auf vergleichbare Weise Kontrolle-Ausübens“ werden auch kontrollbegründende Absprachen zwischen Anteilseignern erfasst. Solche Absprachen können insbesondere Stimmbindungs-, Pool- oder Konsortialvereinbarungen darstellen.

Lässt sich durch die genannten Kriterien kein wirtschaftlich Berechtigter ermitteln, sind die gesetzlichen Vertreter der meldepflichtigen Einheit (z.B. die Geschäftsführer einer GmbH selbst) dem Transparenzregister als fiktive wirtschaftlich Berechtigte zu melden.

Bei rechtsfähigen Stiftungen und Trust-ähnlichen Strukturen zählt zu den wirtschaftlich Berechtigten jede natürliche Person, die

• als Treugeber, Trustee oder Protektor handelt,
• Mitglied des Vorstands ist,
• Begünstigter ist, oder
• auf sonstige Weise auf die Vermögensverwaltung oder Ertragsverteilung beherrschenden Einfluss ausübt.

1.2 Meldefiktion

Wenn sich allerdings die erforderlichen Informationen zu den wirtschaftlich Berechtigten bereits aus elektronisch abrufbaren öffentlichen Registern ergeben, greift eine Meldefiktion und die Pflicht zur Mitteilung an das Transparenzregister gilt als erfüllt. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn natürliche Personen als Gesellschafter einer GmbH mit den erforderlichen Angaben in einer beim elektronischen Handelsregister hinterlegten Gesellschafterliste verzeichnet sind und diese veröffentlicht und damit bekannt gemacht ist. Gleiches gilt auch für Bekanntmachungen im Partnerschafts- oder Genossenschaftsregister.

Im Rahmen der Meldefiktion ist stets zu überprüfen, ob tatsächlich alle aktuellen wirtschaftlich Berechtigten mit den vollständigen Daten in den Registern eingetragen sind. Falls nicht, bedarf es keiner ergänzenden Meldung an das Transparenzregister, sondern das entsprechende Register ist zu aktualisieren.

Allerdings gilt diese Meldefiktion nicht für Stiftungen. Jede rechtsfähige Stiftung mit Sitz in Deutschland muss daher – unabhängig ob sie gemeinnützig ist – an das Transparenzregister melden.

1.3 Compliance-Pflichten

Die jeweilige Vereinigung ist verpflichtet, die erforderlichen Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten

• einzuholen,
• aufzubewahren,
• auf aktuellem Stand zu halten, und
• der registerführenden Stelle unverzüglich mitzuteilen.

Im Rahmen der allgemeinen Compliance-Pflichten sollte mindestens einmal jährlich eine Überprüfung der Informationen zu den wirtschaftlich Berechtigten stattfinden.

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass die meldepflichtige Vereinigung mit ihren gesetzlichen Vertretern nur eine Nachfragepflicht gegenüber ihren unmittelbaren Anteilseignern trifft und keine Nachforschungspflicht entlang einer verschachtelten Beteiligungsstruktur, möglicherweise durch mehrere Rechtsordnungen hindurch.

Allein schon zu Dokumentationszwecken ist allerdings zu empfehlen, dass sich beispielsweise die Geschäftsführung bzw. der Vorstand schriftlich an die Gesellschafter bzw. Aktionäre der jeweiligen Gesellschaft wenden und diese darum bitten, die wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen, um somit auch eigenen Sorgfaltsanforderungen hinreichend zu genügen und Compliance-Pflichten zu entsprechen.

2. Einsichtnahme

Ab dem 27.12.2017 kann das elektronisch geführte Transparenzregister öffentlich eingesehen werden. Eine Berechtigung hierzu haben unter anderem Finanz- und Strafverfolgungsbehörden, aber auch diejenigen, die gegenüber der registerführenden Stelle ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahmen geltend machen können.

Für minderjährige oder geschäftsunfähige wirtschaftlich Berechtigte besteht die Möglichkeit, auf Antrag an das Bundesverwaltungsamt die Einsichtnahme beschränken zu lassen.

Die weiteren Details zur Einsichtnahme sollen bis zu deren Beginn ergänzend im Rahmen einer Rechtsverordnung durch das Bundesverwaltungsamt geregelt werden.

3. Fazit

Trotz drohender Bußgelder von EUR 100.000 bis zu EUR 1 Million ist eine Prüfung und im Falle einer Meldepflicht rechtzeitige Meldung der wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister in vielen Fällen bisher noch nicht erfolgt. Grund hierfür ist sicherlich auch die derzeit noch unsichere Gesetzeslage, die vor allem bei Spezialkonstellationen eine genaue Auslegung der zugrundeliegenden gesetzlichen Regelungen erfordert.

Die Erfahrungen aus verschiedenen Mandantenanfragen zum Thema Transparenzregister haben gezeigt, dass sich Schwierigkeiten bei der Ermittlung eines wirtschaftlich Berechtigten hauptsächlich im Zusammenhang mit weit verzweigten Beteiligungsstrukturen außerhalb der EU ergeben und auch dann, wenn es darum geht, kontrollvermittelnden Einfluss durch beispielsweise nicht öffentliche Stimmbindungsvereinbarungen oder auch Treuhandkonstellationen zu berücksichtigen und zu bewerten. Außerdem bedarf es in den Fällen von Stiftungen und trustähnlichen Strukturen einer genaueren Prüfung der meldepflichtigen Personen. Schließlich ist auch allen betroffenen Vereinigungen zu empfehlen, nicht nur zu prüfen, ob grundsätzlich eine Meldepflicht besteht, sondern auch, ob beispielsweise für den Fall einer GmbH überhaupt aktuelle und inhaltlich ausreichende Gesellschafterlisten im elektronischen Handelsregister hinterlegt sind, wenn sich an sich bereits daraus die wirtschaftlich Berechtigten hinreichend ergeben sollten, so dass die Meldefiktion greifen kann. Häufig ist dies nicht der Fall. Gleiches gilt selbstverständlich auch im Falle anderer Vereinigungen für die Frage, ob die bereits bei anderen öffentlichen Registern vorliegenden Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten ausreichen. Für nicht börsennotierte Aktiengesellschaften gelten zudem keine Meldepflichtprivilegierungen.

In jedem Fall raten wir daher zu einer aktuellen und stets fortlaufenden Prüfung etwaiger Meldepflichten zum neu geschaffenen Transparenzregister und stehen hierfür und auch für die Durchführung der erforderlichen Meldungen im Transparenzregister gerne mit Rat und Tat zur Verfügung.