Update Arbeitszeiterfassung: Referentenentwurf des BMAS zum Arbeitszeitgesetz ist da

Wrap-up: Die Entscheidung des BAG

Im September 2022 entschied das BAG, dass Arbeitgeber:innen verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen, das Beginn, Ende und die Dauer der geleisteten täglichen Arbeitszeit von Arbeitnehmer:innen erfasst. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung leitet das BAG aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG her. Hierbei bestehe hinsichtlich der Form des Zeiterfassungssystems ein Gestaltungsspielraum, sodass die Erfassung nicht zwingend elektronisch erfolgen müsse.

Wegweiser: EuGH-Urteil

Dem Beschluss des BAG vorausgegangen war die Entscheidung des EuGH vom 14. Mai 2019, die eine verpflichtende Zeiterfassung als Arbeitsschutzmaßnahme bereits aufgrund der unionsrechtskonformen Auslegung der EU-Arbeitszeitrichtlinie begründet hatte.

Der Referentenentwurf: Was kommt? 

Der Entwurf enthält insbesondere folgende Regelungen: 

1. Form der Zeiterfassung

a  Der Referentenentwurf sieht grundsätzlich die elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmer:innen vor. Elektronisch kann nach dem Entwurf auch die Nutzung eines herkömmlichen Tabellenkalkulationsprogramms bedeuten.

b  Eine nichtelektronische Zeiterfassung bleibt möglich für Kleinunternehmen mit weniger als zehn Arbeitnehmer:innen (§ 16 Abs. 8 ArbZG-E) sowie für Arbeitgeber:innen ohne        Betriebsstätte im Inland.

c  Darüber hinaus kann die nichtelektronische Zeiterfassung tarifvertraglich oder aufgrund eines Tarifvertrags durch Betriebs- oder Dienstvereinbarung festgelegt werden (§ 16 Abs. 7 Nr. 1 ArbZG-E).

d  Arbeitgeber:innen haben die Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren und für Kontrollen der Aufsichtsbehörde bereitzuhalten.

e  Auf Verlangen haben Arbeitgeber:innen Arbeitnehmer:innen über die aufgezeichnete Arbeitszeit zu informieren und ihnen eine Kopie zur Verfügung zu stellen. 

2. Zuständigkeit für die Aufzeichnung 

a  Grundsätzlich sind Arbeitgeber:innen für die Zeiterfassung zuständig.

b  Arbeitgeber:innen können die Pflicht zur Zeiterfassung auf Arbeitnehmer:innen oder Dritte delegieren. Verantwortlich bleibt jedoch der Arbeitgeber (§ 16 Abs. 3 ArbZG-E). Im Falle aufsichtsbehördlicher Überprüfungen müssen Arbeitgeber:innen, die rechtskonforme Zeiterfassung nachweisen. Das bedeutet, dass Arbeitgeber:innen gehalten sind, ihre Arbeitnehmer:innen zur Erfassung der Arbeitszeit zu bewegen und (individuell) zu überprüfen, ob eine ordnungsgemäße, tägliche Zeiterfassung tatsächlich erfolgt. Bei Nichtbeachtung der Erfassungspflicht sind geeignete Maßnahmen (z.B. Anordnung, Ermahnung, ggf. Abmahnung) zu treffen.

3. Zeitpunkt der Aufzeichnung: 

a  Die Arbeitszeit ist jeweils am Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen.

b  Durch Tarifvertrag oder aufgrund eines Tarifvertrags durch Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung kann vereinbart werden, dass die Aufzeichnung an einem anderen Tag, spätestens aber bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Tags erfolgen kann (§ 16 Abs. 7 Nr. 2 ArbZG-E).

4. Übergangszeitraum

a  Der Gesetzesentwurf enthält eine nach Unternehmensgröße gestaffelte Übergangsregelung für die Einführung eines elektronischen Systems, die bislang zeitlich noch nicht bestimmt ist.

b  Zu beachten ist, dass die Zeiterfassung dennoch bereits wegen der BAG-Entscheidung in nichtelektronischer Form zu erfolgen hat.

5. Ausnahme bestimmter Arbeitnehmergruppen

a  Grundsätzlich ist die Arbeitszeit aller Arbeitnehmer:innen zu erfassen.

b  Lediglich in § 16 Abs. 7 des Entwurfs enthalten ist eine Tariföffnungsklausel, die es Tarifvertragsparteien und ggf. Betriebspartnern möglich macht, bestimmte Gruppen von Arbeitnehmer:innen von der Zeiterfassungspflicht ausnehmen zu können, bei denen die Arbeitszeit wegen besonderer Merkmale der ausgeübten Tätigkeit nicht gemessen oder nicht im Voraus oder von Arbeitnehmer:innen selbst festgelegt werden kann. Damit übernimmt der Entwurf den Wortlaut des Art. 17 der EU-Arbeitszeitrichtlinie (2003/88/EG). Als Beispiele ausnahmefähiger Personengruppen nennt die Entwurfs-Begründung Führungskräfte, herausgehobene Expert:innen oder Wissenschaftler:innen. Der Gestaltungsspielraum erscheint damit sehr eng.

6. Sanktionen bei Verstößen

Ein Verstoß gegen die Pflicht zur Arbeitserfassung sowie zur Aufbewahrung und Bereithaltung der Aufzeichnungen kann ein Bußgeld von bis zu EUR 30.000,00 nach sich ziehen. Schlimmstenfalls droht Unternehmen die Einziehung von Gewinnen, die aufgrund von Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz erzielt wurden.

7. Flexibilisierung der Arbeitszeit? 

(a)  Mit § 16 Abs. 4 ArbZG-E versucht der Entwurf dem Spannungsfeld zwischen Vertrauensarbeitszeit und Arbeitszeiterfassung zu begegnen, indem – wenn die Aufzeichnung durch Arbeitnehmer:innen selbst erfolgt – Arbeitgeber:innen auf die Kontrolle der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit verzichten können sollen („Vertrauensarbeitszeit“), sofern sie sicherstellen, dass ihnen Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen zu Dauer und Lage der Arbeits- und Ruhezeiten bekannt werden. Damit bleibt die Arbeitszeiterfassung auch bei Vertrauensarbeitszeit bestehen. Nach der Auffassung des BMAS werden so aber Vertrauensarbeitszeit-Modelle trotz der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung möglich. Konkretere Regelungen fehlen bislang.

(b)  Vermissen lässt der Entwurf darüber hinaus insbesondere Bereichsausnahmen in Bezug auf bestimmte Branchen, Regelungen zur Ausgestaltung der Arbeitszeit bei mobiler Arbeit sowie zur Erhöhung der täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit.

Fazit

Die in dem Entwurf enthaltenden Regelungen beinhalten wenig (erhoffte) Neuerungen im Hinblick auf die Flexibilisierung der Arbeitszeit und konzentrieren sich stattdessen auf Vorgaben zur Erfassung der Arbeitszeit. Das BMAS vergibt damit seine Chance, innovative Regelungen zu schaffen, die sich den Herausforderungen einer digitalen, flexibel gestalteten Arbeitswelt praxisgerecht stellen.

Der Entwurf wird nun zunächst in der Bundesregierung und danach im Bundestag diskutiert werden. Änderungen, die die Bedürfnisse der Unternehmen umfassender berücksichtigen, sind daher nicht auszuschließen. Wir gehen davon aus, dass das Gesetz vor der Sommerpause (Ende Juni 2023) verabschiedet werden wird.

Bis zum Inkrafttreten des Gesetzes bleibt es also erst einmal dabei: Eine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit aller Arbeitnehmer:innen besteht bereits jetzt. Arbeitgeber:innen mit mehr als zehn Arbeitnehmer:innen ist zu empfehlen, sich zeitnah Gedanken über die Möglichkeiten der Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems zu machen. Daneben sollten Arbeitgeber:innen auch jetzt schon überlegen, wie Arbeitnehmer:innen in bisher zeiterfassungsfreien Betrieben dazu bewegt werden können, Zeiten tatsächlich am Tag der Arbeitsleistung zu erfassen.