Manglende erfaring i brug af elektronisk udbudsportal er eget ansvar

Ufuldstændigheden bestod i en manglede udfyldelse af 4 felter i ESPD’et, hvilket, rent teknisk, medførte, at klager ikke kunne afslutte sin prækvalifikationsanmodningen på den elektroniske udbudsportal.

I udbudsmaterialet fremgik bl.a., at ”Ansøgning skal fremsendes til Movia via Ethics. Ansøgning skal være uploadet i Ethics senest den...”

Idet ansøgningen ikke var afsluttet på systemet, blev denne heller ikke modtaget af ordregiver, hvorfor klager ikke kom i betragtning i prækvalifikationen.

Forholdet påklagedes efterfølgende, idet klager gjorde gældende, at der ikke i udbudsbetingelserne var anført en betingelse om, at der – ud over upload i Ethics – skulle foretages ”afslutning af anmodning”, og at klager ved at udfylde ansøgningen online dermed også havde uploadet denne.

Klagenævnet udtaler

Klagenævnet fremhæver, at det af udbudsbetingelserne fremgår, at ansøgningen skulle indeholde et udfyldt ESPD, at ESPD’et skulle udfyldes via den integrerede ESPD-funktion i Ethics, og at det alene var ansøgerens ansvar, at ESPD’et var udfyldt korrekt.

Udbudsbetingelserne må derfor forstås således, at samtlige felter i ESPD’et skulle være udfyldt, og at formularen skulle være ”afsluttet” i Ethics, for at en ansøgning overholdt udbudsbetingelserne, herunder ansås for ”uploadet”. På den baggrund udtaler Klagenævnet, at det ville have været i strid med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet i udbudslovens § 2, hvis Movia havde taget ansøgningen i betragtning.

Klagenævnets kendelse kan tilgås Kendelse af Klagenævnet for Udbud (naevneneshus.dk)

Bird & Birds kommentar

Sagen er ganske simpel, og udfaldet kunne næppe have været anderledes

At den alligevel giver anledning til en kommentar fra vores side, skyldes alene, at problemer af denne type ikke er unormale, og at det altid er særdeles beklageligt, når en virksomhed afvises - ikke grundet en reel vurdering af indgivet ansøgning eller tilbud - men grundet en processuel fejl, som let kunne have været undgået.

Processuelle fejl kommer i mange former, men fælles for de fleste er, at det næsten altid vil være ansøger/tilbudsgiver, som sidder tilbage med ansvaret. Ordregiver har hverken en pligt – og i mange tilfælde end ikke en ret – til at se igennem fingrene med dette. Denne sag er et glimrende eksempel på den sidstnævnte situation.

Den udtrykte formalisme er en direkte konsekvens af ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet. Hvis man, som virksomhed, sjældent byder på udbudspligtige opgaver, er det bedste råd nok, at man i forhold til den praktiske gennemførelse af processen allierer sig med nogen, som har den nødvendige erfaring.

Alternativt bør man meget hurtigt få sat sig ind i formalia, herunder den elektroniske udbudsportal, så der er tid til at blive klogere og måske i tide række ud til ordregiver eller den pågældende platform i tilfælde af tekniske vanskeligheder.

Hvad kan vi hjælpe med?

Hos Bird & Bird er vi eksperter indenfor udbudsret og vi kan derfor bistå jeres organisation med at give værdifuld viden om udarbejdelsen af tilbud til offentlige udbud, udbudsprocessen generelt og rådgivning til øvrige udbudsretlige problemstillinger.