Uklar beskrivelse af fremgangsmåden for evalueringen af tilbudte rabatter førte til annullation af tildelingsbeslutning

Denne artikel omhandler Klagenævnet for Udbuds afgørelse af 29. oktober 2024, der kan tilgås her.

Uklar rabatmodel skaber skæv evaluering

Gribskov Genbrug & Ressourcer A/S (herefter "Gribskov Genbrug") udbød den 19. marts 2024 to delkontrakter angående indsamling af dagrenovation i Gribskov Kommune. Virksomhederne Verdis A/S (herefter ”Verdis”) samt Svendsen & Søn Transport A/S (herefter Svendsen & Søn), afgav tilbud på begge delkontrakter.

Udbudsforretningen var udformet således, at tilbudsgiverne, ved at byde på begge delaftaler, fik mulighed for at tilbyde en rabatsats, som skulle gælde for begge delaftaler, og som ville blive udløst i tilfælde af, at en tilbudsgiver blev tildelt flere delkontrakter.

Desuden fremgik det af udbudsbetingelserne, at ”… delkontrakterne tildeles til den eller de tilbudsgivere, som samlet set tilbyder det bedste forhold mellem pris og kvalitet.”

Den 22. juli 2024 underrettede Gribskov Genbrug om, at begge delkontrakter var blevet indgået med Svendsen & Søn, og de meddelte heri Verdis, at den tilbudte rabatsats på delaftale B ikke fandt anvendelse, idet Verdis med den tilbudte rabatsats ikke stod til at få delkontrakt A.

Verdis indgav herefter en klage over tildelingen med påstand om, at Gribskov Genbrug ikke havde inddraget rabatterne i evalueringen af tilbuddene i overensstemmelse med udbudsbetingelserne, og at dette var i strid med principperne om ligebehandling og gennemsigtighed i udbudslovens § 2 og lovens § 160 om evalueringsmodeller.

Tildelingsbeslutning ikke i overensstemmelse med udbudsmaterialets angivelser

Klagenævnets behandling tog sit udspring i ovennævnte bestemmelse fra udbudsbetingelserne og omhandlede, hvorvidt evalueringen af tilbuddene reelt var foretaget i overensstemmelse hermed.

Ifølge klagenævnet måtte bestemmelsen efter en ordlydsfortolkning forstås, som at tilbud på Delkontrakt A og tilbud på Delkontrakt B skulle evalueres hver for sig, men at delkontrakterne ville blive tildelt den tilbudsgiver, der efter evalueringsmodellen samlet havde opnået det højeste antal point på begge delkontrakter. Ifølge underretningen af 22. juli 2024 havde Gribskov Genbrug imidlertid kun inddraget den tilbudte rabatsats i evalueringen af tilbuddene på den ene delkontrakt. Klagenævnet udtalte hertil, at såfremt rabatsatsen var blevet inddraget for tilbuddene på begge delkontrakter, ville Verdis samlet have scoret flest point.

Det blev på dette grundlag fastslået, at Gribskov Genbrug ikke havde inddraget rabatterne i sin evaluering i overensstemmelse med den i udbudsmaterialet angivne fremgangsmåde, og dermed havde handlet i strid med principperne om ligebehandling og gennemsigtighed i udbudslovens § 2 samt lovens § 160.

Test din model – både i forhold til ordlyd og mulige resultater

Kendelsen er interessant, da den belyser en praksis, der kan anvendes for at skabe en bedre konkurrence, nemlig rabat ved tildeling af flere delaftaler.

Modellen, som ordregiver ønskede at anvende, og som man også forfægtede for klagenævnet, synes at være den i praksis mest benyttede, hvor man vurderer de enkelte delaftaler hver for sig med og uden rabat, og hvis resultatet efter indregnet rabat i begge delaftaler peger på samme tilbudsgiver, vil denne tilbudsgiver blive tildelt aftalerne.

Problemet i sagen var dog, at ordlyden i udbudsbetingelserne kunne tolkes på anden vis, og selv om det for en erfaren udbudspraktiker måske var mere nærliggende at tolke modellen som beskrevet ovenfor, er der ingen tvivl om, at udbudsbetingelsernes beskrivelse var uheldigt formuleret på en sådan måde, som indikerede, at man ville foretage en samlet vurdering af tilbuddene

På den baggrund er kendelsen efter vores opfattelse helt korrekt.

Modellens anvendelse

Modellen, som anvendtes i kendelsen, var tænkt som den simpleste af slagsen, men man kan sagtens forestille sig mere komplicerede versioner heraf.

Der kunne fx være tale om 3 eller flere delaftaler med et blandet deltagerfelt, hvor ordregiver selvsagt også er interesseret i, at der tilbydes samlerabatter / kombinationsrabatter.

Her skal rabatterne imidlertid ikke kun gælde, hvis tilbudsgiver får alle delaftaler, men også hvor denne står til at få 2 eller flere delaftaler, ligesom ordregiver også, fx pga. delaftalernes værdi, kan have en præference for, hvordan de tilbudte rabatter slår igennem i de enkelte delaftaler.

På den måde er kendelsen en udmærket påmindelse om, at hvis man ønsker at gøre brug af muligheden for at indregne rabatter ved tilbud på alle eller en kombination af aftaler, skal man som ordregiver være helt præcis i sin beskrivelse af modellen.

I praksis vil man nok stå sig bedst ved inden udsendelsen af udbudsmaterialet at have afprøvet modellen på forskellige mulige scenarier for at se, om modellen nu også virker efter hensigten, og om beskrivelsen heraf faktisk matcher disse udfald.

Dette vil være særligt nyttigt, hvis man er ude i en af de mere komplicerede varianter, hvor rabatterne kan kombineres på flere måder, og hvor ordregiver - og måske også tilbudsgiver - kan have sine egne præferencer og hensyn inden for de potentielle aftaler.

Kontakt vores udbudsspecialister 

Vores rådgivning bygger på erfaringer, som vi har opnået fra adskillige faste rådgivningsrelationer dels til en række klienter i stat, regioner og kommuner samt delvist offentligt ejede selskaber, og dels fra omfattende repræsentation af leverandørsiden i udbudsprocesser og konfliktsituationer. Hvis I har brug for konkret rådgivning, så kontakt Bird & Birds udbudsspecialister.