Sygnaliści pod ochroną

Ustawa ponadto reguluje zasady zgłaszania i ujawniania informacji o naruszeniach prawa, środki ochrony sygnalistów i warunki objęcia sygnalisty ochroną, a także zadania organów publicznych w związku z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych i podejmowaniem działań następczych.

Kogo dotyczy ustawa?

Nowe przepisy dotyczą wszystkich podmiotów prawnych, dla których pracę świadczy powyżej 50 osób. Limit ten nie dotyczy podmiotów z sektora finansowego, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, które są objęte przepisami ustawy bez względu na liczbę osób świadczących pracę na ich rzecz. Wszystkie te podmioty są zobowiązane do ustanowienia kanałów do zgłoszeń, natomiast mniejsze spółki liczące poniżej 50 osób mogą takie kanały wdrożyć fakultatywnie.

Jak dostosować organizację do nowych przepisów

Podmioty prawne, które już posiadają kanały zgłoszeniowe powinny dokonać analizy istniejących kanałów i procedury wewnętrznej w celu dostosowania ich do nowych przepisów. Większe wyzwanie czeka podmioty, które wdrożenie wewnętrznych kanałów do zgłaszania naruszeń mają dopiero przed sobą. Nowe regulacje oznaczają dla nich zaprojektowanie i odpowiednie umiejscowienie kanałów zgłoszeniowych, w tym wyznaczenie osób odpowiedzialnych za rozpatrywanie zgłoszeń i prowadzenie działań następczych.

Podmiot powinien zweryfikować, czy posiada do tego wystarczające zaplecze kadrowe i techniczne, gwarantujące poufność zgłoszeń, i opracować odpowiednią dokumentację. Jeżeli podmiot prawny nie posiada wystarczających zasobów do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów w ramach struktury organizacyjnej, może skorzystać ze wsparcia podmiotu zewnętrznego. Ważne jest, aby wszystkie osoby odbierające zgłoszenia posiadały odpowiednie upoważnienia (w tym do przetwarzania danych osobowych) oraz zostały zawarte z nimi stosowne umowy, m.in. o zachowaniu poufności.

Przed ogłoszeniem wewnętrznej procedury, niezależnie czy podmiot prawny posiada już kanał zgłoszeniowy czy dopiero go wdraża, będzie musiał skonsultować wewnętrzną procedurę zgłoszeniową z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników, w przypadku braku takiej reprezentacji trzeba będzie dokonać jej wyboru. Konsultacje mają trwać od 5 dni do 10 dni.

Następnie, aby kanały zgłoszeniowe spełniły swoją funkcję, należy przeprowadzić szkolenia dla wszystkich pracowników. Co może stanowić kolejne wyzwanie dla wielu organizacji, biorąc pod uwagę ograniczone ramy czasowe.

Wejście ustawy w życie

Przepisy ustawy wchodzą w życie z dniem 24 września 2024 r. Wyjątek stanowią przepisy dotyczące zadań Rzecznika Praw Obywatelskich i przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przez organy publiczne, które zaczną obowiązywać po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.

Brak dostosowania się do nowych przepisów, w tym wdrożenia procedur na czas, może skutkować sankcjami, w tym odpowiedzialnością wykroczeniową lub karną.