Jak sporządzić raport z wewnętrznego postępowania wyjaśniającego?

Raport jest efektem pracy zespołu prowadzącego postępowanie wyjaśniające. Z jednej strony zamyka on pewien etap czynności, z drugiej strony może być wstępem do kolejnych działań następczych – np. złożenia pozwu albo zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

Od czego zacząć? Przede wszystkim, przed przystąpieniem do sporządzenia raportu należy określić do kogo jest on kierowany, jakie informacje będzie zawierać a także kiedy i w jaki sposób zostanie przekazany.

Warto wszystkie te kwestie omówić na samym początku, jeszcze przed przystąpieniem do prowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, na etapie planowania czynności dowodowych i harmonogramu działań.

Odbiorcy raportu

Odbiorcami raportu są najczęściej członkowie organów statutowych podmiotu prawnego zlecającego – członkowie zarządu, rady nadzorczej. Odbiorcą raportu nie jest sygnalista ani osoby, których zachowania opisane są w raporcie. Mimo tego należy pamiętać o powściągliwości i neutralności w formułowaniu twierdzeń i opisywaniu zdarzeń. Raport warto przygotować z takim założeniem, jakby jego treść miała jednak trafić do szerszego kręgu odbiorców, a nawet do opinii publicznej. Raport może stanowić podstawę do dalszych prac wewnętrznych albo zostać ujawniony na zewnątrz – na przykład w toku postępowania cywilnego, prawno-pracowniczego, administracyjnego czy karnego. Krąg odbiorców raportu nie jest więc z góry ustalony i zamknięty.

Zawartość raportu

Raport powinien być przygotowany w oparciu o przyjętą strategię raportowania i zawierać jasną i logiczną strukturę. Na początku raportu z wewnętrznego postępowania powinno znaleźć się podsumowanie, po którym następuje szczegółowy opis sprawy, zebrane dowody wraz z ich analizą i inne ustalenia poczynione w toku postępowania. Raport powinien mieć strukturę zamkniętą, opisywać zdarzenia od ustalonego początku do końca, zachowując ciąg logiczny. Jeżeli jakiegoś faktu nie udało się ustalić, również należy to opisać i podać przyczyny braku możliwości ustalenia.

Raport powinien zawierać rekomendacje działań, włączając działania naprawcze zmierzające do wyeliminowania przyczyny naruszenia lub zrekompensowania powstałych strat.

Typowa struktura raportu sprowadza się do następujących punktów:

1. Podsumowanie ustaleń – „wyjęte przed nawias” podsumowanie kluczowych kwestii i głównych ustaleń.
2. Tło sprawy – wstęp do opisu stanu faktycznego. W tym miejscu może znaleźć się np. opis zgłoszenia sygnalisty albo opis innego zdarzenia, które dało impuls do wszczęcia postępowania wyjaśniającego. Opisujemy więc punkt wyjścia do dalszych poszukiwań i ustaleń.
3. Metodyka postępowania wyjaśniającego – czyli opis czynności śledczych i sposobu naszego postępowania w toku postępowania wyjaśniającego. Opisujemy skład zespołu wyjaśniającego, zastosowane techniki, narzędzia i technologie. Jest to szczególnie istotne przy zastosowaniu technik i narzędzi forensic. Raport powinien umożliwiać odtworzenie działań członków zespołu prowadzącego postępowanie i wyjaśnienie logicznego rozumowania, które doprowadziło do określonych ustaleń. W przyszłości może być konieczność poddania pod ocenę biegłego poprawności działań zespołu wyjaśniającego. Dlatego precyzja i profesjonalizm są tu niezbędne.
4. Ustalenia faktyczne – raport powinien zawierać opis faktów, a nie opis wrażeń autorów raportu co do faktów. Unikamy interpretacji, spekulacji i hipotez. Jeśli jakiegoś faktu nie udało się ustalić, to należy zidentyfikować przyczynę luki i wprost o tym napisać. Ustalenia faktyczne muszą opierać się na zebranym materiale dowodowym. Dlatego w tej części opisujemy ustalone dowody, relacjonujemy rozmowy wyjaśniające. Raport nie powinien zawierać całości protokołów rozmów ze świadkami, a jedynie podsumowanie ustaleń faktów wynikających z tych rozmów.
5. Analiza prawna – ustalony stan faktyczny podlega ocenie prawnej. Musimy być w stanie ocenić, czy określone, stwierdzone zachowania wyczerpują znamiona czynów zabronionych, czy zaistniałe naruszenia mają charakter naruszeń kontraktowych, czy deliktowych. Opisujemy zidentyfikowane ryzyka prawne, ryzyka odpowiedzialności (cywilnej, karnej, inne) oraz krąg osób potencjalnie odpowiedzialnych, a także możliwe sposoby minimalizacji bądź wykluczenia tych ryzyk.
6. Rekomendacje – to wskazówki co do dalszych działań następczych i naprawczych. Rekomendacje zwykle nie zawierają kategorycznych rozstrzygnięć, ale warianty możliwych scenariuszy dalszych działań. Przykładowo – wśród takich rekomendacji mogą pojawić się wskazówki co do potrzeby podjęcia przez właściwe osoby czy organy zarządcze decyzji dotyczących poszczególnych pracowników, np. w zakresie wszczęcia osobnego postępowania dyscyplinarnego (ale nie będzie to jeszcze rozstrzygnięcie co do winy danego pracownika i sposobu zakończenia takiego postępowania dyscyplinarnego). Może pojawić się też rekomendacja co do ewentualnego zgłoszenia popełnienia przestępstwa do odpowiednich organów albo złożenia pozwu cywilnego. Ostateczne decyzje w tym zakresie leżą po stronie właściwych organów podmiotu prawnego.

Cechy dobrego raportu

Raport powinien być niezależny i oparty na faktach. Nigdy nie może być pisany pod z góry ustaloną tezę, „na zamówienie” mocodawców.

Powinien adresować wszystkie zagadnienia, które były przedmiotem zgłoszenia sygnalisty, tak aby nie powstało wrażenie, że jakieś elementy sprawy zostały celowo pominięte.

Raport powinien być napisany w zwięzły sposób, przedstawiony prostym językiem i w formalnym tonie. Należy unikać żargonu, języka specjalistycznego i skrótów.

Raport powinien być rzeczowy, kompletny i zawierać pozbawione emocji fakty. W raporcie należy unikać sformułowań nacechowanych emocjonalnie i niemerytorycznych ocen, a także stwierdzeń opartych na plotkach i subiektywnych wrażeniach, które nie potwierdziły się w toku postępowania i nie znalazły odzwierciedlenia w zebranym materiale dowodowym.

Raport powinien być przedstawiony w sposób transparentny i wyczerpujący. Nie powinien wymagać żadnych dodatkowych wyjaśnień. Treść raportu powinna być na tyle zrozumiała, aby odbiorca, który nie ma wiedzy na temat przedmiotu postępowania był w stanie pojąć jego przedmiot i zrozumieć przekaz.

Czego nie zawierać w raporcie?

Raport powinien zawierać pełne i rzetelne przedstawienie faktów i zdarzeń, zgodnie z dokonanymi ustaleniami. Tym samym nie może on służyć próbom tuszowania zaistniałych nieprawidłowości.

Celowe nieuwzględnianie konkretnych wątków, informacji lub danych podważa niezależność i obiektywność raportu. W przypadku pominięcia jakichkolwiek informacji, autor powinien wyraźnie uzasadnić, dlaczego tak się stało.

Zebrane w trakcie postępowania informacje i dane powinny być przedstawione w sposób jak najbardziej neutralny. Tym samym należy unikać wszelkich określeń, opisów czy porównań nacechowanych emocjonalnie.

Nawet, gdy ustalimy pełny przebieg danego niepożądanego zdarzenia (naruszenia) oraz grono osób potencjalnie odpowiedzialnych za naruszenie, to powinniśmy unikać kategorycznego rozstrzygania o winie i używania określeń typu: „mobber”, „złodziej”, „oszust”. Rozstrzygnięcie kategoryczne zawsze pozostaje po stronie właściwego sądu, a w postępowaniach wyjaśniających również obowiązuje zasada domniemania niewinności.