COVID-19 : Comment tenir vos Conseils d’administration et vos Assemblées Générales ?

Les mesures drastiques de confinement adoptées par le gouvernement français, concomitantes à la saison des Conseils d’administration d’arrêté des comptes et des Assemblées Générales des actionnaires, entraînent de nombreuses sociétés à s’interroger sur leur capacité à pouvoir tenir leur Conseil d’arrêté des comptes pour les SA, et de manière plus générale à tenir leurs Assemblées Générales avant fin juin 2020, dans l’hypothèse d’une prolongation de ces mesures.

En effet, en l’état actuel des textes, la présence physique d’au moins la moitié des membres du Conseil d’administration (ou des membres du Conseil de surveillance) est imposée par la loi pour les Sociétés Anonymes pour procéder à l’arrêté (ou à l’examen) des comptes annuels (article L. 225-37 Code de commerce- article L. 225-82 Code de commerce).

S’agissant de la tenue des Assemblées Générales, à l’exception des Sociétés par Actions Simplifiées où les statuts autorisent généralement la tenue d’assemblées dématérialisées (par visio conférence ou téléconférence), les autres formes de sociétés (SA, SCI, SARL) ou de groupements (GIE) imposent la présence physique des associés pour la tenue des Assemblées Générales et à fortiori s’il s’agit de l’Assemblée Générale d’approbation des comptes. Certes, des assouplissements ont été introduits par le législateur pour les SA ou les SARL en autorisant la participation des associés par des moyens de télécommunication ou de visio conférence, soit en autorisant la tenue d’assemblées totalement dématérialisées depuis 2018 : toutefois, ces assouplissements ne sont possibles que pour autant que les statuts le prévoient et sous réserve parfois de site internet dédié (en cas de vote aux assemblées par des moyens électroniques). Toutes les sociétés n’ont pas modifié leurs statuts pour en bénéficier et le faire maintenant suppose de prévoir une assemblée. La SARL, par exemple, n’autorise pas le recours à des moyens de visio conférence/télécommunication pour l’assemblée d’approbation des comptes.

Sensibilisé par des différentes instances professionnelles (Afep, Medef, ANSA) dès début mars sur les difficultés auxquelles se trouvaient déjà confrontées certaines sociétés, le Gouvernement prépare un projet de loi comportant des mesures d’urgence et des habilitations du Gouvernement pour pouvoir prendre par ordonnances des mesures fortes pour répondre à la crise sanitaire et sociale liée au COVID-19, lequel a été présenté au Conseil des Ministres le 18 mars 2020 mais dont le contenu détaillé n’est pas public à cette heure : les principales mesures qui seraient prises permettraient d’une part, de déroger à l’exigence de la présence physique des administrateurs pour le Conseil d’arrêté des comptes et d’autre part, de prévoir des assouplissements à la présence physique des actionnaires aux assemblées générales pour tout type de sociétés. Dans le prolongement du vote de cette loi – une séance parlementaire s’ouvre le 19 mars 2020 à l’effet d’examiner ledit projet de loi -, une ordonnance pourrait être alors adoptée par le Gouvernement.

Le recours à des moyens de visioconférence ou tout autre moyen similaire de télécommunication serait donc exceptionnellement autorisé, permettant de considérer comme présents les administrateurs ou les associés participant par ces moyens, nonobstant les exigences légales habituelles (pour les Conseils d’administration, la possibilité de participation des administrateurs par visio conférence ou par des moyens de télécommunication n’est en effet possible que si un règlement intérieur l’autorise – pour les Assemblées Générales, des clauses statutaires doivent également l’autoriser) ou l’existence de clauses contraires (de nombreux statuts de SA ou de règlements intérieurs en effet reprennent les dispositions légales rappelant que la participation des administrateurs par visio conférence n’est pas autorisée lors du Conseil d’arrêté des comptes).

Concernant la participation des actionnaires aux Assemblées Générales de sociétés cotées, l’Autorité des Marchés Financiers a publié un communiqué le 6 mars dernier rappelant l’existence de moyens alternatifs à la présence physique des actionnaires (recours au formulaire de vote ou de procuration ou vote par internet au moyen d’une plateforme dédiée), en incitant les sociétés cotées à retransmettre leurs assemblées sur leur site internet et rappelant le droit de tout actionnaire de poser des questions écrites.

Nous vous présenterons plus en détail les aménagements apportés lorsque ces derniers auront été adoptés.

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