24 dni w domu na życzenie

Wyłącznie z inicjatywy pracownika

W przypadku stałej pracy zdalnej / hybrydowej, pracodawca może jednostronnie polecić pracownikom jej wykonywanie we wskazanych w ustawie przypadkach. Przepisy regulujące okazjonalną pracę zdalną nie dają takiej możliwości. Pracownik będzie mógł ją świadczyć wyłącznie na swój wniosek.

Procedura nie jest ściśle uregulowana. Ustawodawca wprowadził natomiast wymóg co do formy wniosku, który powinien być złożony na papierze lub elektronicznie. Warto jednak z góry wdrożyć odpowiednie wzory oraz sposób składania i rozpatrywania takich wniosków.

Ważne! Z okazjonalnej pracy zdalnej może skorzystać również pracownik zatrudniony w systemie hybrydowym na zasadach ogólnych. Dotyczy to wyjątkowych sytuacji w dni, w które zgodnie z takim harmonogramem praca powinna być świadczona stacjonarnie lub gdy ustalona w zakładzie pula dni pracy zdalnej została przekroczona. Tego typu sytuacje mogą wiązać się np. z potrzebą pracy z innej miejscowości, opieki nad chorym członkiem rodziny, zwierzęciem itp.

Incydentalny charakter

Zakres, w jakim może być świadczona okazjonalna praca zdalna, to 24 dni w roku. Zgodnie z założeniami ustawodawcy ma to być narzędzie na wypadek epizodycznych sytuacji, związanych ze szczególnymi potrzebami pracownika, stanowiące benefit pozapłacowy.

Takie ograniczenie ma mieć funkcję ochronną, w tym zabezpieczając pracownika przed ponoszeniem wysokich kosztów pracy z domu. W przypadku zatrudnienia na cały etat w wymiarze 8 godzin dziennie, 24 dni stanowią około 10 proc. dni roboczych w roku. Jest to relatywnie nieduża część i według ustawodawcy jej zdalne świadczenie w takiej ilości nie spowoduje nadmiernego obciążenia pracownika kosztami pracy na odległość.

PRZYKŁAD:

Pracownik będzie chciał skorzystać z home office ponad 24-dniowy limit. W tej sytuacji należy go objąć przepisami ogólnymi o pracy zdalnej. To z kolei pociągnie za sobą konieczność spełnienia przez pracodawcę dodatkowych wymogów przewidzianych dla pracy zdalnej, w tym w zakresie obowiązku pokrycia jej kosztów.

Pojawia się jednak pytanie, czy rozwiązanie polegające na rozdzieleniu zasad ogólnych i okazjonalnej pracy zdalnej w mocno ograniczonym wymiarze jest zasadne w zestawieniu z dotychczasowymi regulacjami i funkcjonowaniem pracy na odległość w przedsiębiorstwach? Od niemal trzech lat możliwość pracowania z domu wynikała z przepisów ustawy covidowej, która nie precyzowała zasad jej świadczenia, w tym praw i obowiązków stron.

Obserwacja praktyki stosowania pracy zdalnej na podstawie ustawy covidowej pokazuje, że nawet w sytuacji, gdy w danym miejscu, co do zasady, wiodąca była praca stacjonarna, ale charakter obowiązków pracownika pozwalał na korzystanie z home office, pracodawcy zgadzali się na tę formę ich wykonywania znacznie częściej niż w wymiarze 24 dni w roku. Dla pracodawców, którzy chcieliby utrzymać model pracy wypracowany przez lata pandemii, okazjonalna praca zdalna nie będzie przydatnym instrumentem, a zatem będą musieli wdrożyć pracę zdalną w pełnej formie.

Mniej obowiązków

W stosunku do wcześniej obowiązujących przepisów specustawy covidowej, okazjonalna praca zdalna zawiera więcej wytycznych co do okoliczności i zakresu, w jakim może być świadczona. Natomiast w porównaniu z uprzednio stosowaną telepracą i nowymi kodeksowymi zasadami ogólnymi, jest znacznie mniej sformalizowana. Ze względu na jej ograniczony charakter, wprowadzenie dodatkowych wymogów byłoby bowiem nieuzasadnione.

W każdym przypadku wciąż konieczne będzie m.in. zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Ustawodawca wyłączył natomiast szereg innych obowiązków, które nakłada na pracodawcę w przypadku pracy zdalnej lub hybrydowej. Należą do nich przede wszystkim:

• konieczność uregulowania zasad pracy zdalnej porozumieniem z zakładowymi organizacjami związkowymi lub regulaminem,
• obowiązek zapewnienia pracownikowi niezbędnych narzędzi i materiałów, szkolenia z ich obsługi i pomocy technicznej,
• obowiązek okresowego przeszkolenia pracowników administracyjno-biurowych, nawet gdy tego typu praca nie stanowi przeważającej działalności pracodawcy,
• pokrywanie wskazanych w ustawie kosztów, wynikających z pracy zdalnej,
• konieczność dodatkowego poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia,
• zapewnienie możliwości zrezygnowania z pracy zdalnej lub hybrydowej z inicjatywy zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

Uzgodnienie zamiast aktów wewnętrznych

Jak wspomniano powyżej, w odstępstwie od ogólnych zasad okazjonalna praca zdalna nie będzie przedmiotem unormowania w regulaminie lub porozumieniu ze związkami zawodowymi. Nie wyłącza to jednak konieczności należytego wywiązania się z wymogów przewidzianych w odrębnych przepisach, zadbania o ochronę słusznych interesów przedsiębiorstwa oraz sprawowania kontroli nad realizowaniem obowiązków pracowniczych.

Pracodawca powinien zatem podjąć z pracownikiem, który zechce korzystać z okazjonalnej pracy zdalnej, ustalenia w zakresie zasad kontroli, BHP, a także procedur ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa informacji i przestrzegania tajemnicy przedsiębiorstwa. Warto zadbać również o przygotowanie odpowiedniego obiegu i wzorów dokumentacji, takiego jak np. wspomniane wnioski o pracę zdalną w doraźnej formie.

Można rozważyć także wprowadzenie polityki okazjonalnej pracy zdalnej, która określi organizację i zasady korzystania z pracy w tej formie. Należy podkreślić, że w tym przypadku pracodawca może wprowadzić politykę jednostronnie, na zasadach analogicznych, jak w przypadku polityk lub regulaminów o charakterze organizacyjnym.

Artykuł ukazał się 22 grudnia 2022 roku w poradniku pt. „Praca zdalna w kodeksie pracy”, wydanym przez dziennik Rzeczpospolita.