Skuteczne wdrożenie pracy zdalnej

To oznacza, że zakłady pracy, w których pracownicy wykonują swoje zadania choćby częściowo zdalnie, mają nadal niewiele czasu, żeby zapoznać się ze zmianami i je wdrożyć. Jest jednak wyjątek. W przypadku zakładów, w których pracownicy świadczą telepracę, przez sześć miesięcy od wejścia w życie ustawy praca w tej formie może być kontynuowana na warunkach określonych w porozumieniu lub regulaminie lub na podstawie wniosku pracownika.

Implementacja na różne sposoby

Pracodawcy stosujący dotychczas pracę zdalną na podstawie specustawy covidowej muszą podjąć szybkie działania wdrażające nowe rozwiązania kodeksowe lub zarządzić powrót do pracy stacjonarnej. Drugie rozwiązanie jest rekomendowane, gdy terminowe przygotowanie się do kodeksowej zmiany nie jest możliwe. Natomiast w przypadku zakładów, gdzie pracownicy wykonują telepracę, należy skupić się na wyeliminowaniu tej formy i zastąpieniu jej pracą zdalną na nowych zasadach. Tu czasu więcej, bo łącznie aż osiem miesięcy.

Ważne! Nowelizacja kodeksu pracy wpływa na całokształt funkcjonowania struktury pracowniczej, a nie tylko na jej poszczególne obszary, jak dokumentacja HR czy kwestie BHP. Osoby odpowiedzialne u pracodawców za wdrożenie pracy zdanej powinny mieć na uwadze przebieg szeroko pojętych procesów HR, zgodnie z którymi ta praca jest zorganizowana.

Tego rodzaju „holistyczne” podejście zapewnia, że praca zdalna będzie wykonywana zgodnie z prawem, a sposób jej wdrożenia będzie efektywny i spójny z całością zasad funkcjonowania zakładu pracy.

Kamienie milowe

Główne etapy efektywnego przygotowania do wdrożenia pracy zdalnej to:

Na stałe lub hybrydowo

Nie w każdym przypadku praca świadczona poza zakładem jest pracą zdalną w kodeksowym znaczeniu. Zgodnie z ustawową definicją, pojęcie pracy zdalnej dotyczy sytuacji, gdy praca w całości lub częściowo (hybrydowo) jest świadczona w miejscu wskazanym przez pracownika i zaakceptowanym przez pracodawcę. Zasadniczo jej zastosowanie odbywa się więc w drodze porozumienia, w tym co do miejsca pracy. W przypadku formy hybrydowej nie ma też konieczności odgórnego ustalenia, w jakim zakresie praca zdalna jest łączona ze stacjonarną.

PRZYKŁAD:

Pracodawca uzgodnił z pracownicą, że będzie wykonywała pracę hybrydowo, a miejscem jej świadczenia jest biuro oraz dom. Nie ustalili natomiast, w które dni pracownica może pracować stacjonarnie, a w które zdalnie, a jedynie pulę dni w miesiącu, w ramach której obecność w biurze jest konieczna. Takie rozwiązanie jest prawidłowe, ponieważ przepisy nie narzucają obowiązku doprecyzowania tej kwestii ani obowiązku regularności świadczenia pracy zdalnej.

Ogólne proporcje pomiędzy zdalnym i stacjonarnym wykonywaniem pracy oraz sposób ich łączenia należy jednak dookreślić w ramach indywidualnego porozumienia z pracownikiem, tak aby uwzględnić specyfikę pracy na danym stanowisku oraz dostosować poziom zwrotu kosztów proporcjonalnie do wymiaru pracy na odległość.

Na poziomie całej organizacji

W celu wdrożenia pracy zdalnej na poziomie organizacji należy zadbać o wprowadzenie odpowiednich regulacji. Tam, gdzie działają zakładowe organizacje związkowe, odbywa się to w formie porozumienia. Jeżeli nie uda się wypracować wspólnego stanowiska w terminie 30 dni, pracodawca sam określa zasady pracy zdalnej w regulaminie. W zakładach, w których nie działają organizacje związkowe, można wprowadzić pracę zdalną po konsultacji z przedstawicielami pracowników, również w formie regulaminu.

Checklista regulacji wewnętrznych

Przepisy wskazują na pewne obszary organizacji pracy zdalnej, które powinny zostać uwzględnione w regulacjach wewnętrznych. Należy do nich przede wszystkim określenie:

• grupy pracowników, którzy mogą pracować zdalnie,
• zasad ponoszenia przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej (np. w formie ekwiwalentu lub ryczałtu),
• zasad porozumiewania się z pracodawcą i potwierdzanie obecności w pracy,
• zasad kontroli wykonywania pracy, kontroli BHP, przestrzegania bezpieczeństwa informacji oraz danych osobowych,
• zasad korzystania ze sprzętu, narzędzi i materiałów.

Szef może odmówić

To, czy dana osoba będzie pracować zdalnie, można ustalić również przez indywidualne porozumienie przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Co więcej, podobnie jak w przypadku telepracy, przepisy wymieniają wiele sytuacji, w których pracownicy mogą złożyć indywidualny wniosek o pracę zdalną, który będzie wiążący dla pracodawcy i to w większej liczbie przypadków niż przy telepracownikach. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji związanych z opieką nad dziećmi lub osobami chorymi. Odmowa jest dozwolona tylko ze względu na organizację pracy i konieczność zapewnienia jej ciągłości lub rodzaj wykonywanej pracy.

Wniosek o pracę zdalną będzie wiążący m.in., gdy złoży go pracownica w ciąży, osoba wychowująca dziecko do 4. roku życia lub sprawująca opiekę nad członkiem rodziny lub domownikiem z niepełnosprawnością.

Na polecenie pracodawcy

Kodeks pracy zawiera również przepisy szczególne, które w wyjątkowych przypadkach dają pracodawcom możliwość wydania odgórnego polecenia pracy zdalnej. Dotyczy to sytuacji wynikających z obiektywnej i losowej przyczyny. W szczególności pracę zdalną można zarządzić w razie wprowadzenia:

• stanu nadzwyczajnego (np. klęski żywiołowej),
• stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego i do trzech miesięcy po ich odwołaniu lub
• siły wyższej, powodującej brak warunków BHP do pracy w aktualnym miejscu jej wykonywania (np. powodzi, trzęsienia ziemi).

Artykuł ukazał się 22 grudnia 2022 roku w poradniku pt. „Praca zdalna w kodeksie pracy”, wydanym przez dziennik Rzeczpospolita.