Zwrot kosztów – mała precyzja nowelizacji

Pod reżimem telepracy praktyki pracodawców rzeczywiście były mocno odmienne. Jedni nie refundowali żadnych kosztów pracy na odległość, traktując ją jako benefit sam w sobie, choćby ze względu na brak kosztów pracowniczych związanych z dojazdem do miejsca pracy stacjonarnej. Inni z kolei przyznawali miesięczny dodatek. Niemniej jednak wątpliwości budziło to, jakie koszty powinien on obejmować, gdyż przepisy nie były jasne w tym względzie.

Również w ustawie covidowej ta kwestia została całkowicie pominięta, choć w okresie pandemii zaczął dominować pogląd i praktyka, aby zwracane były zwiększone koszty energii elektrycznej oraz koszty internetu.

Różne skutki podatkowe

Każda z powyższych regulacji powodowała inne skutki podatkowe. Wątpliwości na tym tle były liczne i związane z dużym ryzykiem finansowym po stronie pracodawców, gdyż potencjalnie skutkującym powstaniem zaległości podatkowej (jeżeli pracodawca nie pobrał zaliczki na podatek wbrew obowiązkowi) albo stwierdzeniem nadpłaty (gdy pobrał ją nienależnie), a każdy taki przypadek to działanie na szkodę spółki.

Nowe obowiązki i pojęcia

Po pierwsze, nowelizacja kodeksu pracy bezpośrednio wskazuje na obowiązek zakładu pracy w zakresie pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (internetu) jako niezbędnych dla pracy zdalnej. Można go zastąpić ryczałtem odpowiadającym przewidywanym kosztom po stronie pracownika w tym względzie. Ryczałt może również zastąpić obowiązek wypłaty ekwiwalentu tym podwładnym, którym pracodawca nie zapewnił materiałów i narzędzi do pracy. Ponadto, bezpośrednio uregulowano skutki podatkowe tych przysporzeń, jednoznacznie wskazując na ich wyłączenie z opodatkowania. Wyłącznie przysporzeń związanych z pracą zdalną z opodatkowania skutkuje również ich zwolnieniem ze składek ZUS. Podstawę wymiaru składek stanowi bowiem przychód w rozumieniu ustawy o PIT.

Różnice pomiędzy aktualnymi i nowymi regulacjami kodeksu pracy

Sprzeczne pojęcia

Obecnie przy zwrocie kosztów telepracy organy podatkowe oraz sądy rozróżniają pojęcia ryczałtu oraz ekwiwalentu, lecz w innym rozumieniu.

Ekwiwalent – jako równowartość za zużycie sprzętu pracownika – jest przeciwstawiany ryczałtowi rozumianemu jako ustalona z góry kwota, oderwana od faktycznego zużycia. Tym samym zgodnie z ustawą o PIT oraz indywidualnymi interpretacjami podatkowymi, jeżeli zwrot kosztów zostanie odpowiednio skalkulowany i wypłacony jako ekwiwalent, to podlega zwolnieniu. Jeżeli jednak stanowi ryczałt, tj. stałą kwotę bez uwzględnia faktycznego zużycia, to podlega opodatkowaniu.

Nowelizacja kodeksu pracy wskazuje wprost, że ekwiwalent oraz ryczałt nie stanowią przychodu podatkowego przy pracy zdalnej. Przy czym przy ustalaniu ich wysokości zawsze należy brać pod uwagę normy zużycia lub inne wskaźniki zużycia materiałów / narzędzi pracy. Zachodzi tutaj dysonans pojęciowy, który może – wbrew zamierzeniom ustawodawcy – skutkować wątpliwościami. Kierując się wytycznymi telepracy pracodawca może błędnie przyjąć, że pod nowym reżimem prawnym może wypłacić dowolny ryczałt (bez względu na koszty), w tym każdemu w takiej samej wysokości, i po problemie.

Nic bardziej mylnego. Nowelizacja kodeksu pracy nie kończy ze żmudnym obliczaniem wysokości rekompensat za pracę zdalną. Każdy rodzaj rekompensaty będzie wymagał indywidualnych obliczeń, w tym w zależności od wymiaru czasu pracy pracownika, wymiaru pracy zdalnej (w pełnym zakresie czy hybrydowo), jak też ilości oraz klasy sprzętu wykorzystywanego do pracy zdalnej.

Uwaga! Wysokość ryczałtu z tytułu zwrotu kosztów pracy zdalnej należy skalkulować. Nie może on stanowić dodatku do wynagrodzenia przyznanego w oderwaniu od faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów.

Jak prawidłowo liczyć

Jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach. Zgodnie z nowelizacją kodeksu pracy wysokość ryczałtu ma odpowiadać przewidywanym kosztom, które ponosi pracownik w związku z pracą zdalną, biorąc pod uwagę normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (internet). Tym samym pracodawca powinien uwzględnić jedynie część wydatków na prąd i internet, które są związane z pracą z domu oraz jej czasem.

PRZYKŁAD

Pracodawca wyliczy koszt energii elektrycznej przy pracy zdalnej 8 godzin dziennie:

• ryczałt dzienny to kwota średniego zużycia prądu na 1h x 8,
• ryczałt miesięczny to kwota ryczałtu dziennego x średnia liczba dni pracy zdalnej w miesiącu.

Podwyższone koszty prądu

Do wyliczenia można zastosować dwa alternatywne podejścia.

Pierwsze to porównanie zużycia energii elektrycznej w domu pracownika przed pracą zdalną i w jej trakcie. Tę opcję można jednak od razu odrzucić jako niemiarodajną – co bowiem w przypadku, gdy tuż przed pracą z domu pracownik kopał kryptowaluty (wykorzystywane są do tego komputery o dużej mocy obliczeniowej) albo miał duże zużycie prądu z innego powodu? Dodatkowo większość gospodarstw rozlicza się z energii elektrycznej w sposób zaliczkowy, co również utrudnia wyliczenie.

Drugi sposób to stworzenie w zakładzie pracy małego laboratorium, w którym pracodawca wyliczy średnią normę zużycia typowego stanowiska pracy i oprze się na takich danych w kalkulacji. Co jednak w sytuacji, gdy tych opracowań będzie kilka lub kilkanaście, a ich wyniki będą się różniły? Może z czasem ustawodawca zdecyduje się wskazać kwotę takiego składnika ryczałtu, podobnie jak została określona zryczałtowana kwota przychodu dla pracownika za korzystanie z auta służbowego do celów prywatnych. To taki nasz kancelaryjny postulat de lege ferenda.

Cały rachunek za internet

Powstaje również pytanie, czy pracodawca powinien zwrócić całość kosztu abonamentu internetowego, czy jego część odpowiadającą wymiarowi pracy zdalnej? Argumenty można znaleźć za obydwoma rozwiązaniami. Z jednej strony najczęściej jest to koszt zryczałtowany, a dostęp do internetu jest niezbędny pracownikowi do pracy. Jednak z drugiej strony pracownik korzysta z internetu również do celów prywatnych. Na chwilę obecną wydaje się, że pracodawca może wybierać pomiędzy tymi opcjami, choć trudno o pewność co do prawidłowego rozwiązania. Należy więc poczekać na interpretacje podatkowe.

Normy zużycia

Czy wysokość ryczałtu należy uzależnić od norm zużycia internetu? Z treści nowych przepisów wynika, że nie.

Obecnie koszty abonamentu za internet czy abonament telefoniczny najczęściej są stałe (niezależne od zużycia), jednak są wyjątki. Pracownik wykonujący wiele międzynarodowych rozmów telefonicznych może mieć wyższy rachunek w zależności od czasu spędzonego na rozmowach, które powyżej pewnego limitu są odpłatne. W przypadku niektórych abonamentów po zużyciu określonej ilości danych operator nalicza z kolei dodatkowe opłaty. Tutaj również łatwo o wątpliwości. Z jednej strony nie ma odniesienia do norm zużycia, ale z drugiej strony mowa jest o kosztach, które w niektórych przypadkach mogą być wyższe właśnie ze względu na wyższe zużycie.

Różnicowanie geograficzne cen

Kolejna wątpliwość to kwestia powiązania cen energii i internetu z obszarem pracy zdalnej. Dla przykładu według wyliczeń serwisu internetowego Rachuneo.pl, na październik 2022 r., cena zużycia 200kWh według taryfy G11 waha się w Polsce pomiędzy 144 zł (m.in. Zielona Góra) a 160 zł (Warszawa). Niby nieduża różnica, ale co, jeśli pracownik wykonuje pracę zdalną z innego kraju, gdzie cena energii elektrycznej będzie znacząco inna niż ta w Polsce? O ile przy pracy zdalnej z kraju ta kwestia będzie raczej drugorzędna, warto rozważyć ceny usług lokalnych przy relokacji zagranicę.

Różne stawki ryczałtu

Pracodawcy powinni rekompensować jedynie koszty energii elektrycznej i usługi internetu, których sami bezpośrednio nie zapewniają do pracy zdalnej. Może więc wystąpić sytuacja, w której grupa pracowników korzysta z własnych telefonów, a druga grupa – z telefonów służbowych, których abonament za przesył danych opłaca bezpośrednio pracodawca. Z tego powodu wysokość ryczałt dla różnych grup pracowników może się różnić. Ryczałt powinien odzwierciedlać takie różnice, niezależnie od innych kwestii wpływających na koszty związane z faktycznym czasem pracy z domu, w tym:

• wymiaru zatrudnienia pracownika (pełny/niepełny etat),
• wymiaru pracy zdalnej w 100 proc. czy pracy hybrydowej.

Kolejnym kamyczkiem do ogródka wątpliwości jest kwestia absencji pracownika w danym miesiącu w związku np. chorobą czy urlopem i ich ewentualnym wpływem na wysokość ryczałtu do wypłaty. Z jednej strony organy podatkowe w indywidualnych interpretacjach podatkowych dotyczących ustawy covidowej zajmowały stanowisko o braku konieczności uwzględnienia tej kwestii przy wypłacie. Z drugiej jednak ryczałt ma odpowiadać przewidywanym kosztom. Aby nie narazić się na zarzut bezpodstawnego korzystania z wyłączenia podatkowego, warto rozważyć ostrożnościowe podejście, zwłaszcza gdy absencja trawa cały miesiąc lub kilka dni pod rząd (np. w związku z ciążą lub macierzyństwem).

Ukryta podwyżka

Wyłączenie z opodatkowania rekompensaty kosztów pracy zdalnej w zryczałtowanej wysokości może powodować po stronie pracodawców chęć zawyżenia tej kwoty, skoro ryczał jest korzystny dla obu stron. W przypadku kontroli skarbowej będzie to jednak mało opłacalna optymalizacja.

Kwotę ryczałtu przekraczającą przewidywane koszty pracy zdalnej organ podatkowy może uznać za ukrytą podwyżkę. W konsekwencji reklasyfikacji będzie ona podlegała opodatkowaniu PIT oraz oskładkowaniu ZUS tak jak wynagrodzenie za pracę. Z tym z kolei wiąże się konieczność korekty rozliczenia, zapłaty zaległych zaległości publicznoprawnych wraz z odsetkami (aktualnie 16,5 proc.). Do tego dochodzi kwestia odpowiedzialności karnej skarbowej. Tym samym na wypadek kontroli skarbowej niewątpliwie dobrze jest dysponować udokumentowaną kalkulacją ryczałtu.

Artykuł ukazał się 22 grudnia 2022 roku w poradniku pt. „Praca zdalna w kodeksie pracy”, wydanym przez dziennik Rzeczpospolita.