Workation na ryzyko pracodawcy

Każdy przypadek inny

Jakkolwiek od strony biznesowej często nie ma przeciwwskazań, by wyrazić zgodę na pracę z zagranicy, to kwestia ta jest skomplikowana od strony prawnej ze względu na ryzyka związane ze stosowaniem przepisów państwa wykonywania pracy. Dlatego też każdy przypadek wymaga osobnej analizy uwzględniającej:

• państwo docelowe,
• planowany okres pracy,
• rodzaj pracy,
• narodowość podwładnego.

Niestety nie ma tu uniwersalnych zasad za wyjątkiem jednej ogólnej reguły – im dłuższy okres pracy z zagranicy, tym wyższe ryzyko, że przynajmniej część wymogów prawa państwa jej wykonywania znajdzie zastosowanie i będzie w praktyce egzekwowane przez właściwe organy.

Relokacyjna check lista

Poniżej prezentujemy kwestie, które w szczególności powinien rozważyć pracodawca przed wyrażeniem zgody na pracę zdalną z zagranicy. Przy czym w niektórych jurysdykcjach lub szczególnych przypadkach istotne będą również inne zagadnienia. Ponadto samo wykonywanie pracy zdalnie – nawet bez elementu transgranicznego – wymaga odpowiedniego uregulowania wewnętrznego i ogólne obowiązki pracodawcy w tym względzie dalej mają zastosowanie.

Odmiennie, czego również w tym miejscu nie omawiamy, prezentować się będzie wykonywanie pracy zdalnie z zagranicy przez osoby wykonujące pracę na innej podstawie prawnej niż umowa o pracę (np. osoby samozatrudnione).

Przepisy imigracyjne

Pobyt pracownika lub wykonywanie przez niego pracy zdalnie w danym państwie może wymagać uzyskania właściwego zezwolenia lub podlegać innym ograniczeniom, nawet jeżeli pracownik uzyskał wizę turystyczną lub jest uprawniony do ruchu bezwizowego. Nie jest wykluczone, że konsekwencje naruszenia przepisów ponosić będzie polski (zagraniczny) pracodawca.

Ważne! Perspektywa imigracyjna jest bardzo istotna i wymaga szczególnej weryfikacji, w szczególności w przypadku pracy zdalnej z państwa innego niż należące do UE/EOG/Szwajcarii lub gdy pracownik nie ma obywatelstwa jednego z tych państw.

Co ze składkami

Zasadą jest, że składki na ubezpieczenie społeczne płaci się w państwie wykonywania pracy. Prawo państwa pracy zdalnej może wymagać – nawet od pierwszego dnia pracy zdalnej – np. dokonania przez pracodawcę rejestracji w zagranicznym odpowiedniku ZUS oraz potrącania i odprowadzania składek w tym państwie.

W przypadku niektórych państw problem częściowo rozwiązują przepisy UE lub umowy międzynarodowe o zabezpieczeniu społecznym (wykaz zawartych umów jest dostępny na stronie ZUS). W pewnych przypadkach pozwalają one w razie przejściowego wykonywania pracy za granicą na to, aby kontynuować opłacanie składek wyłącznie w Polsce.

Nawet jeżeli pracownik wykonuje pracę zdalnie w państwie, którego dotyczą przepisy UE lub z którym Polskę wiąże odpowiednia umowa o zabezpieczeniu społecznym, zazwyczaj dla potwierdzenia możliwości kontynuowania opłacania składek w Polsce i braku obowiązku ich uiszczania w państwie wykonywania pracy konieczne będzie przedstawienie właściwego dokumentu wystawionego przez ZUS (np. zaświadczenie A1 w przypadku pracy w innym państwie UE). Taki dokument trzeba zwykle uzyskać przed rozpoczęciem pracy za granicą. Niektóre państwa nakładają kary za brak posiadania podobnego dokumentu (ewentualnie za brak wystąpienia o niego przed rozpoczęciem pracy za granicą), nawet jeżeli spełnione są warunki umożliwiające dalsze opłacanie składek tylko w Polsce. Uzyskanie podobnego dokumentu nie jest też sprawą oczywistą. Nie wypracowano jednoznacznej praktyki dotyczącej podstawy prawnej i sposobu procedowania w przypadku przejściowej pracy zdalnej za granicą.

Kłopot nie tylko z rezydencją

Zazwyczaj pracownik planuje pracować zdalnie z zagranicy jedynie przejściowo przez krótki okres i w związku z tym zachowuje status rezydenta podatkowego w Polsce. Nie rozwiązuje to jednak wszystkich wątpliwości.

Po pierwsze, istotny problem dotyczy pracy z terytorium państwa, z którym Polska nie podpisała umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (dalej: UPO). Wtedy analizy skutków pracy wykonywanej w tym państwie należy dokonywać wyłącznie w oparciu o przepisy tego państwa. Może się okazać, że dochód z pracy wykonywanej w tym państwie (w tym nawet od pierwszego dnia) podlega tam opodatkowaniu oraz np. że polski pracodawca musi się tam zarejestrować i działać jako płatnik.

Po drugie, nawet jeśli z danym krajem Polska ma zawartą UPO, należy sprawdzić, w jakich przypadkach zwalnia ona tymczasowe wykonywanie pracy zdalnie za granicą z opodatkowania w tym państwie. Takie zwolnienie nie przysługuje zazwyczaj m.in. wtedy, gdy:

• pracownik zostanie uznany za rezydenta podatkowego w rozumieniu UPO przez państwo, w którym wykonuje zdalnie pracę (co jest mało prawdopodobne w standardowych przypadkach epizodycznej pracy zdalnej za granicą i zamiaru powrotu do Polski), albo
• jeżeli okres pobytu pracownika za granicą przekracza 183 dni (liczonych w różny sposób i w różnym okresie w zależności od UPO), lub
• gdy wynagrodzenie ponosi zakład podatkowy pracodawcy z Polski w tym drugim państwie.

Zakład podatkowy

W ten sposób przechodzimy do kolejnej kwestii, którą pracodawca powinien zbadać – tj. czy praca zdalna wykonywana przez pracownika za granicą nie doprowadzi do powstania u pracodawcy zakładu podatkowego w państwie wykonywania pracy przez pracownika. Chodzi zatem m.in. o konieczność rozliczania odpowiednika podatku CIT w zakresie dochodów tego zakładu w kraju, w którym pracownik wykonuje pracę. Jakkolwiek przejściowa praca za granicą zazwyczaj nie doprowadzi do powstania zakładu po stronie pracodawcy, to sprawa jest bardziej skomplikowana. Ostateczna konkluzja zależeć będzie m.in. od:

• długości pracy za granicą,
• czy pracownik negocjuje / zawiera umowy w imieniu pracodawcy bądź też w inny sposób go reprezentuje,
• czy jest to jedyny pracownik wykonujący pracę zdalnie z tego państwa, czy też mówimy o większej grupie,
• jak zdefiniowany jest zakład podatkowy we właściwej UPO i jak do tego pojęcia pochodzi praktyka i orzecznictwo państwa wykonywania pracy.

Przepisy wymuszające zastosowanie

Przyjmuje się zasadę, że o tym, jakie prawo ma zastosowanie do umowy, rozstrzygają przepisy prawa prywatnego międzynarodowego państwa sądu dokonującego oceny. Nie sposób zatem do końca przewidzieć, jakie zasady znajdą zastosowanie w zakresie ustalania prawa właściwego dla umowy o pracę w przypadku przejściowego jej wykonywania za granicą.

Najprawdopodobniej jednak będą to reguły zbliżone do tych określonych w prawie UE (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 z 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych; Rzym I). Wtedy przejściowe wykonywanie pracy za granicą przez pracownika zazwyczaj świadczącego pracę w Polsce w większości przypadków nie wyłączy dalszego stosowania do umowy przepisów prawa polskiego. Jednak jest całkiem prawdopodobne, że zastosowanie znajdą mimo wszystko niektóre przepisy państwa wykonywania pracy, w tym te o charakterze publicznoprawnym. Właściwe organy (np. zagraniczny odpowiednik Państwowej Inspekcji Pracy) państwa wykonywania pracy mogą w tym zakresie przeprowadzać kontrole i nakładać kary.

Nie sposób określić, jakie zasady wynikające z przepisów państwa przejściowego wykonywania pracy zdalnej mogą znaleźć zastosowanie, ale najprawdopodobniej będą to regulacje dotyczące m.in. minimalnego wynagrodzenia za pracę, okresów odpoczynku, minimalnego wymiaru urlopu, rozliczania nadgodzin, limitów godzin pracy, pracy w niedziele lub święta, ochrony kobiet w ciąży oraz bezpośrednio po urodzeniu dziecka, zatrudniania dzieci i młodzieży, równego traktowania, BHP, przechowywania odpowiedniej dokumentacji, dokonania zgłoszeń lub rejestracji, itp.

Dodatkowe ubezpieczenie medyczne

Pracodawca powinien zweryfikować, jak wyglądają zasady dotyczące korzystania przez pracownika z opieki medycznej w państwie wykonywania pracy. W zależności od tego, czy pracownik podlega zgłoszeniu do odpowiednich ubezpieczeń za granicą lub czy uzyskano EKUZ (bądź jego odpowiednik), różnie może prezentować się dostępność pracownika do publicznej służby zdrowia. Co więcej, nawet jeżeli pracownik ma prawo do takiej opieki, może ona odbywać się na innych zasadach niż w Polsce. Konieczne może być ponoszenie kosztów przez pracownika w szerszym zakresie. Pracodawca powinien zatem rozważyć odrębne wykupienie ubezpieczenie medycznego.

Dodatkowe obowiązki

Prawo państwa pracy zdalnej może nakładać na pracodawcę również inne obowiązki, które trudno przewidzieć i zweryfikować bez kontekstu konkretnego przypadku. Wykonywanie pracy w innym państwie może też skutkować dodatkowymi komplikacjami. Mogą to być np.:

• wymagania dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej w tym państwie (jeżeli za taką zostanie uznane wykonywanie pracy zdalnie przez pracownika) bez założenia w tym celu np. spółki w tym państwie; nie są wykluczone różne wymogi rejestracyjno-zgłoszeniowe,
• pracodawca powinien zweryfikować zawarte umowy np. posiadane ubezpieczenia (dotyczące np. odpowiedzialności cywilnej pracodawcy, NNW, mienia udostępnianego pracownikom), które mogą nie obejmować zdarzeń za granicą,
• skoro pracownik będzie miał zdalny dostęp do systemów i baz danych pracodawcy, to wykonywanie pracy za granicą będzie skutkować przetwarzaniem w innym państwie danych osobowych, których administratorem lub procesorem jest pracodawca. Konieczne jest więc sprawdzenie, czy taki dostęp nie obniża poziomu bezpieczeństwa danych, czy pracodawca nie ma ograniczeń umownych regulujących kwestię obszaru, gdzie mogą być przetwarzane dane osobowe lub czy ten zdalny dostęp nie zostanie uznany za transfer danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych,
• w zależności od rodzaju pracy wykonywanej przez pracownika w grę mogą wchodzić także inne zagadnienia szeroko rozumianego compliance i bezpieczeństwa informacji,
• w przypadku wypadku przy pracy z perspektywy praktycznej wysoce problematyczne będzie wykonanie przez pracodawcę obciążających go obowiązków,
• nie można wykluczyć całkowicie uznania pracownika wykonującego pracę zdalnie za granicą za delegowanego do tego państwa (lub odbywającego podróż służbową), co skutkowałoby koniecznością przestrzegania związanych z tym przepisów.

Finalnie praca za granicą ma znaczenie przy obliczaniu zaliczek PIT i składek ZUS w Polsce. Pracodawca powinien ustanowić zasady umożliwiające mu uzyskanie informacji w tym zakresie i odpowiednie ich przekazanie do działu lub dostawcy usług payroll.

Z praktyki pracodawców

Z uwagi na opisane wątpliwości przy jednoczesnych oczekiwaniach pracowników umożliwienia im pracy zdalnej również za granicą, na rynku wykształciły się trzy podejścia:

1. Zakaz z góry i niewyrażanie zgody na wykonywanie pracy zdalnie poza granicami kraju – to najprostsze i najbezpieczniejsze od strony prawnej rozwiązanie, ale może skutkować niezadowoleniem pracowników z decyzji pracodawcy.
2. Szczegółowa analiza każdego przypadku przed udzieleniem zgody – wymaga to jednak konsultacji z zagranicznymi prawnikami, co wydłuża proces i generuje koszty.
3. Akceptacja, że wykonywanie pracy zdalnie za granicą będzie zawsze systemowo powodować ryzyka prawna, których nie sposób w pełni wyłączyć i które trzeba zaakceptować, jednocześnie wdrażając działania częściowo je ograniczające (np. wprowadzając zasadę, że wykonywanie pracy zdalnej może dotyczyć tylko państw UE bądź że maksymalny okres takiej pracy zdalnej to 30 dni w skali roku).

Istnieje też grupa pracodawców, którzy pozwalają pracownikom na pracę zdalną z zagranicy bez żadnych ograniczeń i szczególnych zasad, o ile jest to akceptowalne od strony biznesowej. Przy czym nie wynika to raczej z dogłębnej analizy tej tematyki, lecz raczej z niewiedzy co do konsekwencji prawnych bądź też założenia, że nie dojdzie do żadnej kontroli w tym zakresie.

Artykuł ukazał się 22 grudnia 2022 roku w poradniku pt. „Praca zdalna w kodeksie pracy”, wydanym przez dziennik Rzeczpospolita.