Koniec stanu zagrożenia epidemicznego w Polsce – 10 wniosków dla pracodawcy

1. Okresowe badania lekarskie

Powraca zawieszony na okres epidemii i na okres 180 dni po, obowiązek kierowania pracowników na okresowe badania lekarskie.

Zadanie nr 1 dla pracodawcy: W okresie 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego, czyli do 28 grudnia 2023 r., powinni odbyć okresowe badania lekarskie ci pracownicy, którzy ich nie przeszli w okresie epidemii z powodu zawieszenia tego obowiązku.

2. Wstępne badania lekarskie

W okresie epidemii nie podlegały wstępnym badaniom lekarskim osoby zatrudniane na stanowiska administracyjno-biurowe, jeżeli posiadały aktualne orzeczenie stwierdzające brak przeciwskazań do pracy w warunkach opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca stwierdził, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy. W przypadku osób zatrudnianych na stanowisko inne niż administracyjno-biurowe, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych, można było w tym zakresie oprzeć się na orzeczeniu lekarskim wydanym w okresie ostatnich 180 dni.

Zadanie nr 2 dla pracodawcy: Pracodawca musi zwrócić uwagę, że od 1 lipca 2023 r. nie jest dłużej możliwe oparcie się na ww. szczególnych zasadach. Zwolnienie z wstępnych badań lekarskich dotyczy od 1 lipca 2023 r. przypadków orzeczeń lekarskich z ostatnich 30 dni, o ile spełnione są dalsze ww. warunki.

3. Orzeczenia lekarskie, których ważność upłynęła po 7 marca 2020 r.

Na okres epidemii i przez 180 dni po jej zakończeniu, przedłużeniu uległa ważność orzeczeń lekarskich wydanych w ramach wstępnych, okresowych czy kontrolnych badań lekarskich.

Zadanie nr 3 dla pracodawcy: Pracodawcy powinni zweryfikować ważność orzeczeń. Pracownicy, których orzeczenia lekarskie uległy przedłużeniu na tej podstawie, powinni zostać skierowani na badania w celu uzyskania nowych orzeczeń lekarskich najpóźniej do 28 grudnia 2023 r. (tj. 180 dni od zakończenia okresu epidemii).

4. Wstępne szkolenia BHP

Zadanie nr 4 dla pracodawcy: W okresie epidemii możliwe było odbywanie szkoleń wstępnych BHP zdalnie, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego na niektórych stanowiskach. Od 1 lipca 2023 r. powrócił generalny obowiązek stacjonarnego prowadzenia szkoleń wstępnych BHP. Przy czym wyjątek dopuszczający szkolenia online i tak dotyczyć będzie pracowników administracyjno-biurowych, którzy przy zawieraniu umowy o pracę, uzgodnili z pracodawcą pracę zdalną (wyjątek ten wprowadzono w międzyczasie na podstawie nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzającej przepisy o pracy zdalnej).

5. Szkolenia okresowe BHP

Zadanie nr 5 dla pracodawcy: Jeżeli termin przeprowadzenia szkolenia okresowego BHP przypadał w okresie trwania epidemii i 30 dni po jej zakończeniu (czyli do 31 lipca 2023 r.), to termin ten jest wydłużony do 60 dnia od zakończenia okresu epidemii, czyli do 30 sierpnia 2023 r. Pracodawca powinien zatem skierować na szkolenie pracownika, którego szkolenie okresowe zostało odsunięte w czasie na tej podstawie, tak by pracownik ukończył szkolenie najpóźniej do 30 sierpnia 2023 r. Dyskutowane jest jednak przedłużenie tego terminu do 28 grudnia 2023 r. Senat wprowadził w tym zakresie poprawkę skreślającą przepis wydłużający ten termin, która to oczekuje teraz na rozpatrzenie przez Sejm.

6. Zatrudnianie cudzoziemców

W okresie epidemii i na okres 30 dni po jej zakończeniu (czyli do 31 lipca 2023 r.), z mocy prawa przedłużeniu uległy m.in. wizy krajowe (np. wiza PBH popularna w sektorze IT), zezwolenia na pobyt czasowy, zezwolenia na pracę i niektóre inne uprawnienia pozwalające pracodawcy na zatrudnianie cudzoziemców. Pewna grupa cudzoziemców (obywatele państw spoza EU/EEA/Szwajcarii) opierała do tej pory, bądź dalej opierać będzie, na tej podstawie swoje prawo do pobytu w Polsce lub pracy na rzecz pracodawcy.

Zadanie nr 6 dla pracodawcy: Zalecamy przeprowadzenie audytu dokumentów uprawniających cudzoziemców do pobytu lub pracy na rzecz pracodawcy i podjęcie działań w celu zagwarantowania dalszego prawa cudzoziemca do pracy. W najbliższym czasie można się spodziewać zwiększonej liczby wniosków składanych przez pracodawców i cudzoziemców oraz wydłużonego czasu oczekiwania na otrzymanie zezwolenia. Pracodawcy muszą pamiętać, że np. gdy wiza cudzoziemca wygasa w lipcu 2023 r., to taka wiza nie ulegnie samoistnie przedłużeniu do 31 lipca 2023 r., gdyż okres jej ważności upłynie po okresie epidemii.

7. Świadczenia związane z zakończeniem stosunku pracy

W okresie epidemii w przypadku pracodawców, którzy odnotowali spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, zdefiniowanych w szczególny sposób, ograniczono wysokość odpraw, odszkodowań i innych świadczeń pieniężnych wypłacanych w związku z rozwiązaniem umowy o pracę (lub innej odpowiedniej umowy prawa cywilnego) do kwoty równej 10-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Zadanie nr 7 dla pracodawcy (jeżeli dotyczył go ten przypadek): Pracodawcy powinni ponownie wypłacać należności w kwotach wynikających z ogólnych przepisów prawa pracy, bez stosowania tego ograniczenia.

8. Wypowiedzenie zakazu konkurencji

W okresie epidemii pracodawca miał możliwość wypowiedzenia umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (lub odpowiedniego innego stosunku prawnego w przypadku współpracy na podstawie umowy prawa cywilnego), z zachowaniem terminu 7 dni. Ta możliwość nie ma już dłużej zastosowania. Odstąpienie lub wypowiedzenie podobnych umów jest dalej możliwe, lecz wyłącznie w przypadkach przewidzianych w umowie.

Zadanie nr 8 dla pracodawcy: Pracodawca powinien zweryfikować czy zawarte i zawierane umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (lub odpowiedniej umowy prawa cywilnego) pozwalają na odstąpienie od niej lub wypowiedzenie przez pracodawcę.

9. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych („ZFŚS”)

W okresie epidemii pracodawcy, którzy odnotowali spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, zdefiniowanych w szczególny sposób, mogli zawiesić obowiązki związane z tworzeniem lub funkcjonowaniem ZFŚS, dokonywaniem odpisu podstawowego i wypłatą świadczeń urlopowych. W przypadku takiego pracodawcy, w okresie epidemii nie były stosowane postanowienia układów zbiorowych lub regulaminów wynagradzania, ustalających wyższą wysokość odpisu na ZFŚS oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym, niż określa ustawa o ZFŚS.

Zadanie nr 9 dla pracodawcy (jeżeli dotyczył go ten przypadek): Pracodawca powinien powrócić do wykonywania obowiązków w tym zakresie na ogólnych zasadach.

10. Koniec problemów z fikcją doręczeń.

W okresie epidemii oraz 14 dni po jego zakończeniu, obowiązywała norma, która wyłączała uznanie za doręczone nieodebranych przesyłek w przypadku podwójnej awizacji. Jakkolwiek nie było w pełni jasne, czy dotyczy to np. doręczenia przez pocztę wypowiedzenia umowy o pracę, to wątpliwości w tym zakresie nie będą już dłużej istotne od 15 lipca 2023 r.

Powyżej zaprezentowaliśmy jedynie wybrane skutki zakończenia okresu epidemii. Pracodawcy powinni zweryfikować swoją sytuację uwzględniając okoliczności dotyczące danego pracodawcy. Dla niektórych pracodawców istotne mogą być inne konsekwencje zakończenia okresu epidemii. Przykładowo wznowienie obowiązków związanych z raportowaniem schematów podatkowych (istotne np. w kontekście kontrowersji dotyczących raportowania stosowania tzw. 50% autorskich kosztów uzyskania przychodów).

Pozostajemy do dyspozycji w przypadku dalszych pytań i zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem prawa pracy i prawa imigracyjnego.