Czy można wypowiedzieć umowę przez e-mail lub sms?

Wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę jest w teorii dość typowym sposobem zakończenia stosunku pracy. Praktyka pokazuje jednak, że proces ten wcale nie jest tak prosty, jak mogłoby się wydawać. Istnieje bowiem duże ryzyko popełnienia błędów mających później kolosalne znaczenie dla pracodawców. Poza przygotowaniem samego dokumentu, wskazującego odpowiednią przyczynę rozwiązania umowy o pracę, należy zastanowić się, w jaki sposób wypowiedzenie zostanie pracownikowi zakomunikowane tak, aby ostatecznie można było uznać (lub w niektórych przypadkach – udowodnić), że zostało ono pracownikowi skutecznie wręczone.

Poniżej prezentujemy praktyczne wskazówki oraz rekomendacje, jak uniknąć pomyłek przy wręczaniu pracownikom wypowiedzenia.

Wypowiedzenie do rąk własnych na spotkaniu…

Ta forma doręczenia polega na przekazaniu w trakcie spotkania z pracownikiem fizycznego dokumentu podpisanego przez uprawnioną do tego osobę.

W teorii – jeden z „najłatwiejszych”, a jeszcze nie tak dawno – najbardziej popularnych sposobów na to, aby skutecznie wręczyć pracownikowi oświadczenie woli o rozwiązaniu istniejącego między stronami stosunku pracy. W praktyce – z uwagi na różne zabiegi pracowników mające na celu uniknięcie wręczenia wypowiedzenia – powstaje dużo pytań dotyczących tego, jak zrobić to tak, aby cały proces przebiegł lege artis.

Przy tym sposobie doręczenia powstaje kilka pytań o to, kiedy doręczenie dokumentu pracownikowi w ten sposób będzie skuteczne. Będzie tak nawet wtedy, gdy pracownik:

- odmówił przyjęcia dokumentu i nie podpisał się pod wypowiedzeniem,

- „uciekł” ze spotkania bez zapoznania się z treścią oświadczenia o wypowiedzeniu, kiedy miał taką możliwość.

- już po spotkaniu (np. wieczorem wysłał maila), na którym wręczono mu wypowiedzenie, przedstawił zwolnienie lekarskie od lekarza, które zostało datowane wstecznie.

UWAGA!

W takiej sytuacji w przypadku sporu sądowego konieczne jest dysponowanie przez pracodawcę tzw. dowodem pracy – takim dowodem będzie np. fakt, że pracownik uczestniczył w spotkaniu służbowym (również wewnętrznym), wysłał kilka maili służbowych czy też zeznania świadków (innych pracowników/klientów, którzy tego dnia pracowali z nim)

- podczas spotkania kwestionuje zasadność zwolnienia, tj. przyczyny wskazane w wypowiedzeniu.

… lub wręczone poza miejscem pracy

W przypadku doręczenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę poza miejscem pracy dokonuje go inna niż pracodawca osoba. Przykładowo inny pracownik jedzie do domu pracownika, który ma zostać zwolniony, i wręcza mu wypowiedzenie. Albo pracodawca zatrudnia np. detektywa, aby ten ustalił, gdzie znajduje się ukrywający przed nim pracownik i aby wręczył mu wypowiedzenie.

Czy wręczający wypowiedzenie inny pracownik musi posiadać do tej czynności upoważnienie? Nie. Dla uznania takiego doręczenia za skuteczne wystarczy bowiem, że pod oświadczeniem o wypowiedzeniu umowy o pracę znajduje się podpis upoważnionej do tego osoby. Sam fakt wręczenia pracownikowi dokumentu nie wymaga stosownego umocowania do tej czynności (taka osoba jest traktowana jak kurier/listonosz).

Czy pracownik ma obowiązek wpuścić innego pracownika do mieszkania? Nie.

Doręczenie oświadczenia o wypowiedzeniu może jednak zostać także dokonane „podstępem”, jak w przypadku głośnej kilka lat temu historii związanej z umieszczeniem wypowiedzenia w pudełku czekoladek czy kartonie po papierze ksero i wręczenie takiego „prezentu” pracownikowi.

Wysyłka wypowiedzenia: lepszy kurier czy poczta?

Wydawałoby się, że w zasadzie nie ma różnicy pomiędzy dwoma sposobami doręczenia, jakim jest dokonanie tego za pośrednictwem Poczty Polskiej a firmą kurierską. Jednak takie różnice istnieją i mogą mieć dojmujące konsekwencje – doręczenie za pośrednictwem kuriera nie wywołuje bowiem takich samych skutków, jak wypowiedzenie dokonane poprzez pocztę. Wynika to z faktu, że w przypadku przesyłek kurierskich nie obowiązuje tzw. fikcja doręczenia.

ZAPAMIĘTAJ!

Świadome niepodejmowanie przez pracownika przesyłki pocztowej z oświadczeniem pracodawcy tworzy domniemanie faktycznej możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią, co jest równoznaczne ze skutecznym doręczeniem. Ciężar udowodnienia braku możliwości zapoznania się z zawartością przesyłki przechodzi na pracownika (por. wyrok Sądu Najwyższego z 11 grudnia 1996 r., I PKN 36/96, OSNP 1997/14/251).

Jakie ma skutki celowe unikanie odbioru wypowiedzenia?

Nie bez powodu problem związany z tym, kiedy uznajemy doręczenie za skuteczne, nastręcza problemy wielu pracodawcom. Wynika to z faktu, że pracownicy „wykorzystują” różne metody, aby takiego doręczenia celowo unikać, zwłaszcza jeśli chodzi o zwolnienie dyscyplinarne, które musi nastąpić w konkretnym przewidzianym przepisami prawa terminie.

Problem nie jest aż tak doniosły w przypadku złożenia pracownikowi oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem. Co do zasady bowiem nie istnieje ograniczenie czasowe, w trakcie którego takie oświadczenie można złożyć. Jednak w przypadku wspomnianej już dyscyplinarki kluczem jest działanie na czas. A pracownik, który domyśla się, że może taki dokument otrzymać, ma do dyspozycji stosunkowo niewielki, ale skuteczny wachlarz możliwości, aby do złożenia tego oświadczenia w terminie nie doszło. Obecnie widać jednak, że sądy zwracają uwagę na ten rodzaj „nadużycia” i badają, czy do niego doszło w konkretnym przypadku, odchodząc tym samym od utrwalonej dotychczas linii orzeczniczej. Sądy wskazują wprost, że pracownik, który celowo nie odbiera oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, by następnie podnosić argument, że nie zostało ono złożone w terminie, w sytuacji gdy nie istniały żadne obiektywne i uzasadnione przyczyny nieodebrania takiej korespondencji, nie ma skutecznej linii obrony przed uznaniem, że wypowiedzenie rzeczywiście nie było skuteczne (por. wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 8 sierpnia 2023 r. I PSKP 21/22; wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z 20 maja 2015 r. I CSK 547/14; wyrok SO w Sieradzu z 30 listopada 2023 r., IV Pa 35/23).

Czy doręczenie elektroniczne wypowiedzenia jest dozwolone?

Ta forma doręczenia zaczęła zyskiwać na popularności w trakcie pandemii. Praca zdalna wymusiła bowiem na pracodawcach konieczność dostosowania się do nowych form świadczenia pracy oraz bardzo często do całkowitego braku fizycznej obecności pracownika w biurze.

Zgodnie z kodeksem pracy oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy musi zostać wyrażone na piśmie. To oznacza, że:

- wysłanie pracownikowi skanu ręcznie podpisanego oświadczenia nie spełnia wymogów doręczenia elektronicznego,

- nie każdy podpis elektroniczny ma charakter podpisu, który spełnia wymóg formy pisemnej,

- pracodawca składając pracownikowi oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy może korzystać wyłącznie z podpisów elektronicznych, które jednocześnie są podpisami kwalifikowanymi.

Oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy może być doręczone zarówno na służbowy, jak i prywatny adres e-mail. Należy jednak pamiętać, że w przypadku gdy pracodawca chce skorzystać z prywatnego adresu e-mail pracownika, w aktach osobowych powinna znaleźć się zgoda pracownika na wysyłanie korespondencji związanej z zatrudnieniem na adres prywatny.

Wysyłanie oświadczenia na prywatny adres mailowy pracownika może być utrudnione również dlatego, że nie wszystkie poczty elektroniczne umożliwiają w takiej sytuacji wysłanie maila z potwierdzeniem odbioru. W takim przypadku – jeśli pracownik będzie kwestionował formalną stronę wypowiedzenia – mogą wystąpić trudności dowodowe związane z udowodnieniem pracownikowi, że taką wiadomość mailową otrzymał.

Skuteczność wypowiedzenia SMS-em

Czy można rozwiązać umowę przez SMS? Co do zasady tak. Doręczenie będzie skuteczne, jeśli w wiadomości SMS zawrzemy np. załącznik PDF wraz z oświadczeniem pracodawcy o wypowiedzeniu, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W każdym innym przypadku (np. wysłanie SMSem sformułowania „ZWALNIAM CIĘ”) zostanie z pełną skutecznością zakwestionowane w sądzie pracy.

UWAGA!

Każda jednostronna deklaracja pracodawcy o ustaniu stosunku pracy, dokonana nawet z naruszeniem prawa, prowadzi do ustania stosunku pracy w terminie wskazanym przez pracodawcę. Wszelkie czynności pracodawcy, nawet „bezprawne”, zmierzające do rozwiązania stosunku pracy, są bowiem skuteczne i mogą być podważone wyłącznie w drodze odpowiedniego
powództwa (por. wyrok SN z 7 października 2008 r., II PK 56/08, OSNP 2010, nr 5-6, poz. 61).

Zdaniem autorek

Barbara Klimczyk, Senior Associate w praktyce prawa pracy kancelarii Bird & Bird

Doręczenie jest czymś innym niż wymóg podpisu przez upoważnioną osobę. Doręczenia może dokonać jakakolwiek osoba, jednak dopiero właściwie podpisany dokument wywołuje odpowiedni skutek prawny związany z doręczeniem pracownikowi oświadczenia woli pracodawcy. Kto może podpisać oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę? Przede wszystkim pracodawca, ale również każda upoważniona przez niego osoba. W praktyce może to oznaczać dyrektora działu HR czy przełożonego pracownika, którzy mogą reprezentować pracodawcę w zakresie rozwiązywania umów o pracę z osobami wykonującymi pracę na rzecz spółki. Pomimo tego, że polskie prawo nie przewiduje bezwzględnego obowiązku posiadania oryginalnego pełnomocnictwa, to powinno ono zostać okazane na każde zapytanie pracownika o upoważnienie do podpisu. Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby wskazać pracownikowi czas i miejsce, kiedy może się z takim pełnomocnictwem zapoznać.

Artykuł ukazał się 26 września 2024 roku w dzienniku Rzeczpospolita.