Przygotowanie do przeprowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego w spółce

Zasadniczym celem takich postępowań jest pomoc spółce w kryzysowej albo potencjalnie kryzysowej sytuacji. Chodzi o ustalenie, czy doszło do naruszenia prawa, wewnętrznych polityk lub procedur obowiązujących w firmie, określenie jaki jest charakter tego naruszenia i jakiego rodzaju ryzyka może ono generować dla spółki, a także określenie zakresu potencjalnej odpowiedzialności osób za ewentualne nieprawidłowości.

Wstępna analiza sytuacji i ustalenie celu postępowania

Pierwszym krokiem w przygotowaniu wewnętrznego postępowania wyjaśniającego jest dokładne zrozumienie natury potencjalnego naruszenia. Na tym etapie kluczowe jest:

• Zdefiniowanie problemu: Zrozumienie czy podejrzenie dotyczy naruszenia przepisów prawa, wewnętrznych polityk, czy procedur firmowych. Przykładem może być podejrzenie korupcji, działania na szkodę spółki, nadużyć finansowych, niezgodności z polityką antydyskryminacyjną i inne.
• Określenie zakresu postępowania: W zależności od rodzaju podejrzenia, postępowanie może obejmować różne działy w firmie (np. księgowość i finanse, HR, IT) lub dotyczyć tylko jednej osoby. Ustalenie tego, czy incydent jest jednostkowy, czy może mieć charakter systemowy, jest kluczowe dla dalszego przebiegu dochodzenia.
• Określenie zakresu potencjalnych ryzyk: Zidentyfikowanie ryzyk prawnych (cywilnych, karnych, administracyjnych), wizerunkowych / reputacyjnych i operacyjnych związanych z danym naruszeniem. To pomoże w ocenie, jakie środki zaradcze powinny zostać zastosowane w trakcie postępowania.

Przygotowanie zespołu i planowanie działań

Kolejnym istotnym krokiem jest zebranie odpowiedniego zespołu, który będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania. Powinien on składać się z osób z odpowiednimi kompetencjami, takich jak:

• Osoby z działu Compliance, prawników, specjalistów ds. audytu wewnętrznego: Pomogą one zrozumieć, czy doszło do naruszenia prawa lub polityk spółki, a także jakie mogą być konsekwencje tych naruszeń.
• Menadżerowie z działu, którego dotyczy postępowanie: Osoby te będą miały wiedzę praktyczną o wewnętrznych procesach i procedurach. Pomogą też określić stan rzeczywisty w odniesieniu do stanu pożądanego.
• Zewnętrzni eksperci: W przypadku bardziej skomplikowanych spraw (np. cyberprzestępczość, oszustwa finansowe), współpraca z zewnętrznymi specjalistami jest niezbędna.

Aby stworzyć idealne warunki do prawidłowego rozpoznania sprawy potrzebny jest odpowiednio dobrany zespół. Szeroki wachlarz kompetencji członków zespołu a także odpowiednie przeszkolenie i doświadczenie w prowadzeniu postępowań wyjaśniających pozwoli na przeanalizowanie sprawy, będącej często złożonym zagadnieniem, w najbardziej efektywny sposób. W toku postępowania wyjaśniającego musimy być gotowi na nowe, niespodziewane sytuacje, wiele rzeczy może pójść niezgodnie z pierwotnymi założeniami. Dlatego umiejętności dopasowania się, szybkiego reagowania i przewidywania zagrożeń mogą okazać się kluczowe.

Podstawę prowadzenia postępowań wyjaśniających stanowi opracowanie metodycznego i zorganizowanego procesu określającego ramy działań. Mogą to być wytyczne lub instrukcja zawierająca spisane procedury stosowane przez daną organizację podczas dochodzeń. Dzięki temu czynności podejmowane w trakcie dochodzenia są w sposób jednolity. Bez względu na to czy spółka posiada spisane zasady, należy stworzyć szczegółowy plan postępowania, który powinien obejmować:

• Zakres działań: Określenie, które procedury i osoby zostaną objęte postępowaniem wyjaśniającym.
• Oczekiwane wyniki: Ustalenie, jakie informacje i dowody są wymagane, aby rozstrzygnąć sprawę, a także jaką formę ma mieć raport końcowy i kto ma być jego adresatem.
• Harmonogram: Opracowanie realistycznego planu działania z określeniem terminów na zbieranie dowodów, przeprowadzanie rozmów i analizę wyników.

Jednakże, plan powinien być elastyczny i uwzględniać dynamikę postępowań wyjaśniających. Wymaga to od zespołu wyjaśniającego zachowania czujności w celu ewentualnych korekt działań w miarę ujawnienia nowych faktów i okoliczności. Co może wiązać się np. z potrzebą dostosowania harmonogramu.

Środki i działania podejmowane w ramach postępowania wyjaśniającego powinny być adekwatne do materii zgłoszonej nieprawidłowości i analizowanego obszaru oraz powinny uwzględniać potencjalne ryzyka dla spółki. Plan powinien zakładać jakie narzędzia będą niezbędne do jego realizacji i na jakim etapie mogą okazać się przydatne.

Zbieranie dowodów i dokumentacji

W trakcie postępowania kluczowe jest zebranie rzetelnych dowodów, które pozwolą na dokładną ocenę sytuacji. Należy unikać polegania na jednym źródle informacji. Ważne jest, aby zbierać dowody z różnych źródeł i przeprowadzić dokładne śledztwo. Rzetelne i obiektywne postępowanie wyjaśniające opiera się na stwierdzonych faktach a nie przypuszczeniach czy domysłach. Wnioski jakie wyciągamy w trakcie postępowania powinny być odpowiednio uzasadnione. Nie możemy skupiać się na jednej, z góry obranej tezie i dobierać takie dowody, które tezę nam potwierdzą (albo wydaje się, że nam potwierdzą) i pomijać dowody przeciwne.

• Dokumentacja wewnętrzna: Przegląd polityk, procedur, raportów finansowych, e-maili, komunikacji wewnętrznej i innych dokumentów, które mogą wskazywać na naruszenia.
• Świadkowie: Jeśli to możliwe, przeprowadzenie rozmów z pracownikami, którzy mogą mieć wiedzę na temat incydentu. Rozmowy ze świadkami pozwalają na bieżące weryfikowane pozyskanych informacji z innych źródeł oraz ich konfrontowanie. Należy jednak pamiętać, by rozmowy były przeprowadzone zgodnie z obowiązującymi normami i procedurami, zachowując poufność.
• Analiza systemów IT: W przypadku podejrzenia naruszenia w zakresie danych, szczególnego znaczenia nabiera analiza logów systemowych, dostępów do systemów i zabezpieczeń IT.

Dowody zebrane w ramach postępowania powinny być odpowiednio zabezpieczone. Zwłaszcza w przypadku materiałów pochodzących z urządzeń elektronicznych, z uwagi na łatwość ich modyfikacji. Tego rodzaju dane powinny być zabezpieczone z wykorzystaniem specjalistycznych metod i w sposób zapewniający ich integralność. Zabezpieczając dowody elektroniczne chcemy zapobiec ich utracie lub modyfikacji, która mogłoby podważyć wiarygodność dowodu.

Zebrane dane i dokumenty mogą być wykorzystane jako dowód w postępowaniu prowadzonym przez organy ścigania. Dlatego istotne jest zachowanie ich w niezmienionej formie. Od tego może zależeć wartość dowodu elektronicznego. Kwestie te rozwinę w osobnym artykule.

Ustalenie przebiegu postępowania i dokumentowanie działań

Każdy krok postępowania powinien być dokładnie dokumentowany. Działania takie jak przeprowadzanie wywiadów, analiza dowodów, decyzje i wnioski muszą być rejestrowane w sposób szczegółowy i profesjonalny, by zapewnić przejrzystość oraz w razie potrzeby móc odwołać się do materiałów dowodowych.

Należy również zadbać o:

• Poufność: Zapewnienie poufności postępowania, zarówno w odniesieniu do osób, które są zaangażowane w proces, jak i do informacji, które mogą ujawniać szczegóły sprawy. Uczestnicy postępowania powinni zobowiązać się do zachowania poufności podpisując stosowne oświadczenia, a osoby prowadzące czynności powinny dodatkowo zostać wyposażone w upoważnienia od kierownictwa spółki. W celu zadbania o poufność informacji i dokumentów należy zastosować zabezpieczenia w postaci m.in. szyfrowania dokumentów, nadania im haseł, gromadzenia i przechowywania dokumentów w bezpieczny sposób oraz ochrony przed nieautoryzowanym dostępem do danych. Ponadto, skutecznym środkiem bezpieczeństwa jest ograniczenie grona osób posiadających dostęp do poufnych danych. Przykładowo, dostęp do danych mają tylko upoważnione osoby, a angażując specjalistów, którzy mają wesprzeć zespół w zbadaniu konkretnego wątku postępowania, przekazujemy im wyłącznie wymaganą dokumentację, a zbędne dane usuwamy albo anonimizujemy. Ponadto, należy odpowiednio zabezpieczyć dokumenty papierowe, np. poprzez oznaczenie dokumentacji jako poufnej i przechowywanie jej w przeznaczonych do tego strzeżonych miejscach.
• Bezstronność: Postępowanie wyjaśniające musi być przeprowadzone w sposób obiektywny, bez uprzedzeń i faworyzowania jakiejkolwiek strony. Przede wszystkim, działania podejmowane w trakcie postępowania wyjaśniającego mają na celu ustalenie faktów. Oznacza to zachowanie neutralności wobec osób i informacji i nieprzesądzanie o czyjejś winie lub niewinności, gdyż może to zaburzyć uczciwość postępowania. Zadaniem śledczych jest ustalenie okoliczności zdarzeń. Ważnym elementem jest zarządzanie konfliktem interesów i dobranie zespołu śledczego w taki sposób, aby w skład zespołu nie wchodziły osoby powiązane z osobami, których dotyczy zgłoszenie.

Unikanie błędów podczas postępowania

Istnieje kilka kluczowych błędów, które mogą zniweczyć całe postępowanie wyjaśniające. Należy ich unikać, aby zapewnić skuteczność procesu:

• Brak dokumentacji: Nieodpowiednie dokumentowanie działań i dowodów może prowadzić do utraty ważnych informacji, które mogą okazać się kluczowe dla rozstrzygnięcia sprawy.
• Naruszenie poufności: Wszelkie nieautoryzowane ujawnienie informacji o postępowaniu może prowadzić do eskalacji problemu i potencjalnych roszczeń prawnych.
• Niedostateczna komunikacja: Wewnętrzne postępowanie musi być komunikowane w sposób jasny i zrozumiały wszystkim zaangażowanym stronom. Brak odpowiednich informacji lub niejasne komunikaty mogą prowadzić do nieporozumień i błędnych decyzji.
• Zbyt szybkie, przedwczesne zakończenie postępowania: W przypadku podejrzenia poważnych naruszeń, pospieszne zakończenie dochodzenia może prowadzić do przeoczenia istotnych dowodów lub niewłaściwego osądu sytuacji.

Podjęcie działań następczych

Po zakończeniu postępowania, na podstawie zgromadzonych dowodów i wyników analizy, należy podjąć odpowiednie kroki. W zależności od wyników postępowania, może to obejmować:

• Rekomendacje dla kierownictwa: Na podstawie wyników postępowania, zarząd lub inne odpowiednie organy spółki powinny podjąć decyzje dotyczące odpowiedzialności osób lub działów oraz potencjalnych działań naprawczych.
• Działania korygujące: W przypadku naruszenia polityk i procedur, niezbędne mogą być zmiany w systemie zarządzania ryzykiem, procedurach operacyjnych czy szkoleniach pracowników.
• Zgłoszenie sprawy do organów ścigania: W przypadku poważnych naruszeń prawa, które są przestępstwami, konieczne może być zgłoszenie sprawy odpowiednim służbom.

Katalog możliwych działań następczych nie jest zamknięty. Te zagadnienia zostaną poruszone w kolejnych publikacjach newslettera o wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających w praktyce.

Więcej informacji i zapisy >>>