Jak ułatwić sobie prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających? Praktyczne wskazówki

Każde postępowanie musi być prowadzone w sposób rzetelny i sprawdzalny. Może zaistnieć potrzeba weryfikacji poprawności samego procesu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego na przykład po to, by wykazać kompletność postępowania dowodowego i bezstronność osób prowadzących postępowanie.

Postępowania wyjaśniające bywają zaskakujące. Musimy zmieniać tezy śledcze, weryfikować różne tropy, otwierać albo pomijać nowe wątki, zakreślać ramy naszych działań.

Aby uniknąć chaosu, opóźnień oraz błędów proceduralnych, warto z góry przygotować narzędzia i schematy działania, które pozwolą sprawniej i skuteczniej realizować poszczególne czynności w postępowaniu wyjaśniającym. Poniżej przedstawiamy konkretne sposoby na ułatwienie sobie pracy.

Opracowanie i wdrożenie procedury na wypadek wewnętrznego postępowania wyjaśniającego

Dlaczego to ważne?

Brak jasnych procedur może prowadzić do niekonsekwentnego podejścia do różnych spraw, ryzyka naruszeń prawnych oraz nieefektywności w dochodzeniu do prawdy. Nie każda organizacja potrzebuje takiej procedury, ale jeśli postępowania wyjaśniające pojawiają się często i angażują różnych interesariuszy – odpowiednia procedura może okazać się niezbędna.

Co można przygotować z góry?

Politykę postępowań wyjaśniających – dokument określający zasady prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających, ich zakres, uprawnienia i ramy odpowiedzialności poszczególnych osób zaangażowanych w czynności wyjaśniające. Taka polityka może zawierać też listę standardowych etapów postępowania – określenie kroków, które zawsze należy podjąć (np. przyjęcie zgłoszenia, zabezpieczenie dowodów, prowadzenie rozmów wyjaśniających, analiza dokumentów) oraz podział ról – wyznaczenie osób odpowiedzialnych za prowadzenie postępowań, np. wewnętrzny zespół dochodzeniowy, HR, dział prawny i wzajemne relacje pomiędzy tymi zespołami w ramach prowadzonego postępowania.

Dzięki wdrożeniu takiej procedury każda osoba zaangażowana w postępowanie wie, jakie kroki należy podjąć, co eliminuje chaos i zapewnia jednolite podejście do różnych spraw. Procedura pozwala uniknąć początkowego bezładu decyzyjnego i typowego pytania: „Od czego powinniśmy zacząć?”.

Przygotowanie standardowych dokumentów

Dlaczego to ważne?

Tworzenie za każdym razem nowych dokumentów od podstaw jest czasochłonne i zwiększa ryzyko popełnienia błędów albo pominięcia czegoś, co może okazać się istotne.

Co można przygotować z góry?

Wzory dokumentów:

• Wzór protokołu / notatki z rozmowy wyjaśniającej.
• Wzór protokołu z innej czynności dowodowej (np. analizy nagrania wideo albo odsłuchania nagrania audio).
• Raport z wywiadu OSINT na temat danej osoby.
• Lista zebranych i wziętych pod uwagę procedur i polityk wewnętrznych.
• Szablon raportu końcowego.
• Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności dla osób zaangażowanych w postępowanie.
• Lista pytań do świadków – ogólny zestaw pytań, który można dostosować do konkretnej sytuacji, np.:
  • Jakie były okoliczności zdarzenia?
  • Czy były wcześniejsze sygnały o problemie?
  • Czy istnieją dodatkowe dowody potwierdzające zdarzenie?

Dzięki gotowym wzorom można szybko przygotować dokumentację, co oszczędza czas i zapewnia spójność postępowań.

Stworzenie checklisty dla prowadzących postępowania

Dlaczego to ważne?

Podczas prowadzenia postępowania wyjaśniającego łatwo przeoczyć istotne kroki, zwłaszcza gdy sprawa jest skomplikowana albo gdy prowadzimy kilka postępowań równocześnie.

Co można przygotować z góry?

Lista kontrolna, która pomoże upewnić się, że żaden ważny etap postępowania nie został pominięty. Może zawierać np.:

• Co było impulsem do wszczęcia postępowania?
• Kto podjął decyzję o wszczęciu postępowania, kto kieruje pracami zespołu wyjaśniającego?
• Czy powiadomiono właściwe osoby?
• Czy zabezpieczono dowody (dokumenty, e-maile, monitoring)?
• Czy ustaliliśmy jakich dowodów nam brakuje i dlaczego?
• Czy sporządzono protokoły z rozmów ze świadkami?
• Czy raport końcowy zawiera wszystkie wymagane elementy?

Dzięki checklistom można uniknąć błędów wynikających z pośpiechu lub braku doświadczenia.

Wdrożenie systemu do zarządzania postępowaniami

Dlaczego to ważne?

Ręczne prowadzenie dokumentacji i śledzenie postępów w różnych postępowaniach może być nieefektywne, zwłaszcza w dużych organizacjach.

Co można przygotować z góry?

• System elektroniczny – np. CRM dla działów prawnych lub dedykowane narzędzia do zarządzania sprawami compliance. Tego typu rozwiązania są np. częścią dostępnych na rynku platform do zgłoszeń sygnalistów i zarządzania zgłoszeniami. Usprawniają one pracę podczas postępowań wyjaśniających.
• Bezpieczna baza danych – miejsce do przechowywania dokumentacji spraw, dostępne tylko dla uprawnionych osób.
• Harmonogram spraw – kalendarz przypominający o kluczowych terminach (np. terminach zakończenia postępowań, obowiązkach raportowych).
• Taki system pozwala na lepszą organizację pracy i zmniejsza ryzyko przeoczenia istotnych informacji.

Szkolenia dla osób prowadzących postępowania

Dlaczego to ważne?

Nawet najlepsze polityki i wewnętrzne procedury nie będą działały, jeśli osoby prowadzące postępowania nie będą wiedziały, jak z nich korzystać.

Co można przygotować z góry?

• Regularne szkolenia z zakresu:
  • Metodyki prowadzenia postępowań wyjaśniających.
  • Technik prowadzenia rozmów wyjaśniających.
  • Zabezpieczania dowodów.
  • Ochrony danych osobowych i zgodności z RODO.
  • Identyfikacji konfliktu interesów.
• Materiały edukacyjne – np. przewodniki, infografiki czy kursy e-learningowe.

Zabezpieczenie dowodów i standardowe procedury analizy danych

Dlaczego to ważne?

Nieprawidłowo zebrane, zabezpieczone czy przechowywane dowody mogą być kwestionowane, co może zagrozić wiarygodności postępowania. W skrajnych przypadkach istnieje ryzyko niedopuszczalnej modyfikacji albo utraty dowodu.

Co można przygotować z góry?

Procedurę przechowywania i dostępu do dowodów (z ang. chain of custody) – jak archiwizować e-maile, notatki służbowe, nagrania monitoringu oraz określenie, kto może mieć dostęp do materiałów dowodowych i jak są one chronione. Do tego konieczne jest dokumentowanie wszystkiego co robimy z poszczególnymi dowodami – komu i w jakim celu je przekazujemy, tj. zachowanie tzw. łańcucha dowodowego.

Standardy analizy danych – np. jak przeglądać historię działań na komputerze pracownika zgodnie z przepisami prawa.

Z góry opracowane procedury zabezpieczania dowodów zapobiegają błędom, utracie dowodów i chronią firmę przed zarzutami o manipulację danymi.

Stałe monitorowanie i aktualizacja procedur

Dlaczego to ważne?

Wszystkie procedury powinny być regularnie aktualizowane. Każde kolejne postępowanie wyjaśniające to okazja do dodatkowej nauki i wyciągnięcia wniosków na przyszłość.

Co można przygotować z góry?

• Mechanizm przeglądu procedur – np. raz na rok przeprowadzenie analizy skuteczności postępowań i aktualizacji dokumentów.
• Monitorowanie zmian w przepisach – np. zmian w prawie pracy, prawie karnym, ochronie danych osobowych, compliance.
• Ankiety oceniające skuteczność postępowań – zbieranie feedbacku od pracowników zaangażowanych w dochodzenia.

Systematyczna aktualizacja procedur pozwala na utrzymanie ich efektywności i zgodności z prawem.

Podsumowanie

Prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających może być łatwiejsze i bardziej efektywne, jeśli odpowiednio się do tego przygotujemy. Kluczowe elementy to:

• Jasne procedury działania.
• Gotowe wzory dokumentów.
• Checklisty pomagające unikać błędów.
• Narzędzia do zarządzania sprawami.
• Regularne szkolenia.
• Prawidłowe zabezpieczenie dowodów.
• Ciągła aktualizacja procedur.